Recepcjonista reprezentuje firmę, będąc twarzą i głosem, który wita klientów po pierwszej wizycie lub rozmowie telefonicznej. Zdolność recepcjonisty do stworzenia dobrego pierwszego wrażenia jest ważnym elementem ogólnego sukcesu firmy. Chociaż obowiązki pracodawcy mogą się nieco różnić w zależności od pracodawcy i branży, istnieją wspólne umiejętności i cechy recepcjonistki, które są niezbędne do każdej pracy.
$config[code] not foundUmiejętności komunikacyjne
Komunikacja leży u podstaw obowiązków recepcjonisty. Musi być w stanie mówić wyraźnie do ludzi przez telefon i osobiście. Bierze wiadomości i przekazuje je właściwej osobie. Może udzielać wskazówek, odpowiadać na pytania i kierować odwiedzających lub dzwoniących do innego pracownika lub działu. Dobry recepcjonista ma czytelne pismo odręczne, dzięki czemu notatki i wiadomości mogą być łatwo odczytane.
Ważne jest również, aby znać terminologię pola. Umiejętności personelu medycznego na przykład często obejmują podstawową wiedzę na temat procedur medycznych i terminów stosowanych przez firmy ubezpieczeniowe i przedstawicieli farmaceutycznych. Dobry recepcjonista wie wystarczająco dużo o biznesie i jego specjalistycznym słownictwie, aby móc odpowiadać na podstawowe pytania i kierować dzwoniących i odwiedzających do właściwych działów.
Zdolność do bycia graczem zespołowym
Recepcjonista służy jako łącznik pomiędzy klientami a pracownikami, którzy zapewniają pożądane usługi. Recepcjonistki pomagają klientom i klientom uzyskać to, czego chcą. Pomagają współpracownikom na różne sposoby, od wykonywania i odbierania połączeń telefonicznych, po przechowywanie książek na temat mianowania i wykonywanie innych rutynowych zadań biurowych. Recepcjoniści często ułatwiają komunikację między współpracownikami, pomagając w zapewnieniu płynności działania firmy.
Umiejętność obsługi komputera
W zależności od pracy recepcjonista może znacznie więcej niż odbierać telefony i witać klientów. Zadania rekonstrukcyjne mogą obejmować tworzenie listów, notatek, faktur, zestawień i innych rodzajów dokumentów i zapisów. Większość firm dziś opiera się na elektronicznych metodach opracowywania i przechowywania dokumentów. Recepcjoniści powinni być biegli w standardowym edytorze tekstu i oprogramowaniu do arkuszy kalkulacyjnych, takim jak Microsoft Word i Excel. Powinni umieć nauczyć się specjalistycznego oprogramowania, z którego firma może skorzystać w pracy administracyjnej.
Recepcjonistki powinny również wiedzieć, jak obsługiwać standardowy sprzęt biurowy. Obejmuje to telefony wieloliniowe, kopiarki, faksy i liczniki pocztowe.
Właściwa osobowość
Niektórych cech recepcjonistki nie można nauczyć się w szkole. Bycie recepcjonistą może być stresujące; dobry recepcjonista obsługuje jednocześnie wiele zadań ze spokojem i wydajnością. Na uwagę może czekać kilku klientów. Kierowca dostarczający może potrzebować podpisu, gdy żonglujesz rozmowami telefonicznymi w wielu liniach. Jeden współpracownik może prosić o wiadomości w tym samym czasie inny prosi o sprawdzenie harmonogramu spotkań. Dobry recepcjonista jest w stanie uporządkować i nadać priorytet zadaniom, dzięki czemu są one realizowane prawidłowo i we właściwym czasie.
Jako recepcjonista będziesz prawdopodobnie mieć dostęp do poufnych informacji o współpracownikach i klientach. Oba mają wyjątek lojalności i dyskrecji recepcjonisty w zakresie ochrony prywatnych informacji.
Wyjściowa osobowość to zdecydowanie plus dla dobrego recepcjonisty. W zależności od tego, gdzie pracujesz, Twój dzień może być dość pracowity, z dużą ilością interakcji z klientami i współpracownikami. Ważne jest, aby być zawsze przyjemnym i biznesowym, bez względu na to, co czujesz w środku lub jaki dzień miałeś.
Środowisko pracy
Recepcjonistki zwykle siedzą przy biurku w recepcji, poczekalni lub biurze. Według niedawnego badania przeprowadzonego przez The Boston Globe ponad 90 procent obecnie pracujących recepcjonistek to kobiety. Ze względu na dużą różnorodność branż i warunków, w których potrzebne są recepcjonistki, istnieją możliwości pracy w pełnym i niepełnym wymiarze godzin, w regularnych godzinach pracy oraz w godzinach wieczornych, nocnych, świątecznych i weekendowych.
Prognoza wynagrodzeń i ofert pracy
Średnia pensja dla recepcjonisty jest $34,800 rocznie, z zakresem, który zazwyczaj mieści się pomiędzy $31,247 i $39,012. Szereg czynników może wpływać na wysokość wynagrodzenia, w tym na pracodawcę, lokalizację geograficzną, wykształcenie, obowiązki recepcjonisty i lata doświadczenia.
Według amerykańskiego Biura Statystyki Pracy, które śledzi dane dotyczące większości zawodów cywilnych, przewidywany wzrost liczby stanowisk dla recepcjonistów to około 9 procent do 2026 r. Jest to równie szybki jak przeciętny wynik w porównaniu do wszystkich innych zawodów.
