Koordynator podróży jest pracownikiem administracyjnym, który jest zaangażowany przez organizację w celu zorganizowania wszystkich uzgodnień dotyczących podróży służbowych dla pracowników firmy. Wprawdzie uzyskanie tego stanowiska nie jest wymagane, jednak większość pracodawców wymaga od kandydata posiadania dyplomu ukończenia szkoły średniej lub równoważnego. Dodatkowo muszą być doskonałymi komunikatorami zarówno ustnie, jak i na piśmie, ponieważ będą musieli kontaktować się z osobami na wszystkich poziomach. Według Salary.com, w 2010 r. Koordynatorzy podróży zarobili około 43 851 USD rocznie.
$config[code] not foundLoty
W zależności od charakteru działalności firmy, od różnych pracowników może wymagać stałej podróży. W takim przypadku koordynator podróży kontaktuje się z każdym pracownikiem lub jego asystentem administracyjnym, aby ustalić wszystkie wymagania dotyczące podróży. Obejmuje to terminy podróży, czas odlotu i przyjazdu, a także wszelkie specjalne życzenia, takie jak preferencje dotyczące siedzeń przy oknie lub posiłków wegetariańskich.
Koordynator podróży skontaktuje się z preferowaną linią lotniczą, telefonicznie lub mailowo. Organizuje plan lotu pracownika, przekazując wszystkie informacje pracownika, w tym imię i nazwisko, dane kontaktowe oraz, w razie potrzeby, dane paszportowe.
Noclegi
Kiedy firma wymaga od pracownika odbycia podróży z więcej niż jednego dnia, zakwaterowanie jest wymagane i opłacane przez organizację. Koordynator podróży kontaktuje się z preferowanym dostawcą hotelowym lub hotelowym. Rezerwuje odpowiednią liczbę pokoi przez odpowiednią liczbę dni. Dodatkowo, żąda on wszelkich wymagań lub specjalnych wymagań, takich jak pokój na piętrze dla niepalących w tym czasie. Po zarezerwowaniu pokoju koordynator podróży przekazuje wszystkie informacje o zakwaterowaniu pracownikowi lub jego asystentowi administracyjnemu. Dodatkowo organizuje transport naziemny, taki jak wynajęty samochód, autobus lub usługa samochodowa dla podróżującego pracownika.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingDane do faktury
Problemy związane z naliczaniem zakupów różnią się w zależności od organizacji. Gdy firma jest bardzo duża, każdy departament może mieć własne miejsce powstawania kosztów lub budżet, kiedy wydatki są płacone. Koordynator podróży musi rejestrować i monitorować wszystkie koszty podróży i wystawiać je do odpowiedniego działu. Można to osiągnąć na różne sposoby. Niektóre firmy korzystają z oprogramowania zakupowego, takiego jak Arriba. Inni używają firmowych kart kredytowych przypisanych do każdego działu. Inni mogą po prostu robić zakupy z jednego konta i uzgadniać wszystkie wydatki pod koniec miesiąca, kredytując lub wystawiając faktury dla każdego działu.
