Możesz osiągnąć niesamowite rzeczy w biznesie, gdy masz odpowiednie narzędzia, zarówno technologiczne, jak i społeczne. Jest to szczególnie ważne w przypadku zarządzania projektami firmowymi.
Z kilkoma świetnymi narzędziami w swoim arsenale, takimi jak te, które następują, powinieneś być w stanie zaspokoić wszystkie twoje potrzeby związane z zarządzaniem projektem.
Czy masz wszystkie siedem z nich?
Oprogramowanie do zarządzania projektami
Dzięki nowoczesnej technologii oprogramowanie do zarządzania projektami stało się łatwiejsze w użyciu niż kiedykolwiek wcześniej. Najlepsze programy umożliwiają zachowanie wszystkich współpracowników na tej samej stronie, dzięki interaktywnym liniom czasowym, śledzeniu danych, oznaczaniu czasu, wydatkom na każde zlecenie, gromadzeniu treści i możliwościach delegowania.
$config[code] not foundWedług Toma Treanora, dyrektora marketingu w Wrike, firmy zajmującej się zarządzaniem projektami, "potrzebujesz opcji zarządzania projektami, która ułatwia tworzenie zadań, angażowanie członków zespołu poprzez łatwe tagowanie i integruje się z platformami do przesyłania poczty e-mail i udostępniania plików. Korzystanie z doskonałego oprogramowania do zarządzania projektami jest jednym z kluczy do sukcesu w osiąganiu celów biznesowych. "
Współużytkowane platformy
Każdy projekt wymaga dostępu do funkcji współdzielenia plików, aby zawsze mieć do dyspozycji odpowiednich członków zespołu. Pozwala to na dostęp do plików od menedżera projektu do członków zespołu i pomaga zminimalizować problemy z projektem i nieefektywne zarządzanie czasem.
Najlepsze programy udostępniania będą miały następujące cechy:
- Online i można uzyskać do nich dostęp w dowolnym miejscu dzięki połączeniu z Internetem
- Proste funkcje edycji
- Możliwość dołączenia projektu do zadania
- Dzielenie się możliwościami pomiędzy współpracownikami
- Funkcje bezpieczeństwa, które chronią i wykonują kopię zapasową Twojej pracy
- Integracja z oprogramowaniem do zarządzania projektami
Wśród najczęściej używanych platform do udostępniania są: Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive i Communifire.
Analiza projektu
Aby zapewnić płynność pracy, potrzebujesz narzędzia do analizy projektu, które zbierze dane z oprogramowania do zarządzania projektami. Takie dane poprawią wydajność i przetwarzanie.
Najlepsze opcje zarządzania projektami będą zawierały analitykę bezpośrednio w oprogramowaniu, ale możesz także znaleźć oddzielne alternatywy, które zbierają dane dla Ciebie. Otrzymany raport pokaże Ci czas i pieniądze wydane na każdy projekt, liczbę zaangażowanych osób, niezbędną komunikację i wszelkie inne informacje, które musisz znać, aby usprawnić procesy i poprawić wyniki finansowe.
Standardy komunikacji
Zanim zaczniesz projekt z jakimikolwiek współpracownikami, musisz zdefiniować swoje standardy komunikacyjne. Większość firm używa poczty e-mail do komunikacji, ale to nie zadziała dla każdej firmy i każdego projektu.
Niech Twoi współpracownicy będą znać właściwe kanały, przez które będą musieli zadawać pytania, uczestniczyć w spotkaniach zespołu, omawiać kreatywne pomysły i współpracować z członkami zespołu.
Na przykład możesz chcieć, aby wszystkie proste pytania i interakcje zespołowe odbywały się w ramach funkcji komentarza twojego oprogramowania zarządzającego projektem; i wszystkie spotkania zespołu odbywają się za pośrednictwem grupowych czatów wideo, takich jak Google Hangout.
Określenie tych standardów na samym początku zredukuje stracony czas i nieporozumienia oraz pomoże w zapewnieniu wydajniejszej pracy.
Szablony
Większość twoich projektów prawdopodobnie będzie należeć do tych samych kategorii. Na przykład, jeśli specjalizujesz się w SEO, będziesz najprawdopodobniej pracował z kampaniami PPC, sygnałami społecznościowymi i treściami witryny.
Aby ułatwić płynny przebieg projektów, możesz opracować szablony dla każdej z tych kategorii. Może to zająć trochę więcej czasu na początku, ale warto, gdy różne aspekty każdego projektu przebiegają sprawniej, a praca wykonywana przez członków twojego zespołu kończy się wymaganiem mniejszej rewizji.
Delegowana odpowiedzialność
Powszechną klątwą kierowników projektów jest chęć zrobienia wszystkiego samemu, ponieważ wierzysz, że będziesz w stanie zrobić to dobrze. Zwykle po prostu nie da się zrobić wszystkiego samemu, a zajęcie się zbyt dużą ilością będzie skutkowało tylko złej jakości pracą, gdy będziesz ścigał się, aby ukończyć wszystko na czas.
Projekt właściwie podzielony między każdego z członków zespołu jest projektem, który jest bardziej prawdopodobny. Pamiętaj tylko, że delegowanie zadania oznacza, że ufasz, że inni członkowie zespołu wykonują pracę poprawnie i musisz wykazać to zaufanie, odprawiając się tylko okazjonalnie, a nie mikromanując każdego elementu pracy.
Powierzenie obowiązków, a następnie zaufanie członkom zespołu, aby ukończyć zadanie, nie tylko zmniejszy obciążenie pracą, ale także zwiększy wydajność pracowników w miarę upływu czasu.
Zdefiniowane przywództwo
Sukces większości projektów zależy od określonego lidera, który posiada cechy profesjonalisty. Jeśli nie masz wyraźnego przywódcy, spowoduje to zamieszanie i spowolni proces, gdy członkowie twojego zespołu będą go rzucać podczas podejmowania decyzji, ponieważ nikt nie został wyznaczony do podjęcia ostatecznych decyzji.
Solidny lider może wprowadzić w życie najlepsze pomysły członków zespołu i przekazać ostatnie słowo dotyczące decyzji projektowych. Kierownik zespołu powinien również:
- Obrońca wizji,
- Komunikuj się dobrze,
- Komunikuj się otwarcie i szczerze ze wszystkimi współpracownikami,
- Wyraź entuzjazm dla projektu,
- Delegat bez mikrozarządzania,
- Wykazywać zaufanie i silne umiejętności podejmowania decyzji,
- Umieć rozwiązywać problemy na powierzchni,
- Zaproponuj opinie i pochwały, gdy zasłużysz,
- Słuchaj wkładu innych i zachęcaj do kreatywności i pomysłów.
Kompetentny lider jest jednym z najważniejszych narzędzi w pasie zarządzania projektami. Z określonym liderem, który chce współpracować ze wszystkimi współpracownikami, skuteczne zarządzanie projektem jest nie tylko możliwe … jest prawdopodobne.
Kierownik projektu Zdjęcie za pośrednictwem Shutterstock
7 komentarzy ▼
