Planista spotkań w dużej sali konferencyjnej zajmuje się zdarzeniem klienta od pierwszego kontaktu aż do opuszczenia hotelu przez grupę. Planista zajmuje się wszystkim, od rezerwacji rezerwacyjnych i pokoi hotelowych po konfigurację żywności i sprzętu. W dużym ośrodku może istnieć kilku planistów spotkań, którzy mają różne obszary wiedzy i współpracują przy imprezach grupowych. Przykłady tych różnych obszarów obejmują rezerwacje, jedzenie i napoje oraz public relations.
$config[code] not foundPublic Relations i marketing
W tej roli organizator spotkania służy jako przedstawiciel z obiektu noclegowego i konferencyjnego dla publiczności. Zadaniem planisty jest upewnienie się, że obiekt ma pozytywną reputację i pomóc w dokonaniu rezerwacji klienta. Planiści spotkań opracowują broszury opisujące usługi obiektu, odpowiadają na zapytania pocztą elektroniczną lub telefoniczne dotyczące usług związanych z planowaniem wydarzeń oraz zapewniają informacje o bieżących obiektach konferencyjnych i usługach do wykorzystania na stronie internetowej hotelu. W tej roli program planujący tworzy treść dla reklam multimedialnych dla działu planowania zdarzeń obiektu. Planista jest również zobowiązany do dotarcia do firm i konwencji w celu zachęcenia do nowych i kontynuowania działalności.
Rezerwacje i rejestracja
Podczas pracy głównie przy rezerwacji i rejestracji, organizator spotkania pomaga klientom w dokonywaniu rezerwacji hotelowych i balowych dla uczestników. W zależności od tego, jak duża jest grupa i jakie działania mają być prowadzone na miejscu, program do planowania spotkań sugeruje, które sale konferencyjne w centrum konferencyjnym najlepiej odpowiadają potrzebom klienta. Planista rezerwuje również grupy pokoi hotelowych dla uczestników klienta i pomaga przy każdym koniecznym przepełnieniu pomieszczenia. Część tej roli planowania spotkań obejmuje negocjowanie stopy dyskontowej dla grup i ewentualnie pomoc w ustalaniu podróży. Planiści spotkań pomagają również w rejestracji na miejscu dla uczestników.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingŻywność i napoje
Każda konwencja potrzebuje usług gastronomicznych. Na szczęście dla klientów, organizatorzy spotkań na miejscu z łatwością zajmą się tą sprawą. Planista spotkań pomaga klientowi zorientować się, ile żywności jest potrzebne dla przewidywanej liczby uczestników. Częściowo pomaga to ustalić, czy posiłki mają być serwowane podczas kolacji lub w formie bufetu oraz jakie napoje powinny być oferowane. Planista spotkania omawia menu dla każdego posiłku z klientem i pomaga opracować budżet lub ofertę pakietową dla klienta.
Obowiązki techniczne
Istnieje wiele różnych aspektów technicznych pracy planisty spotkań w dużej sali konferencyjnej. Jednym z technicznych aspektów finansowych tej roli jest pomoc klientowi w opracowaniu budżetu i ustaleniu, w jaki sposób wszystkie usługi w obiekcie mają zostać opłacone. Planista spotkania organizuje całe wydarzenie klienta, upewniając się, że klient wie, jakie sale konferencyjne są dostępne w danym czasie i opracowuje harmonogram wydarzeń. Planiści są również odpowiedzialni za lokalizowanie, wypożyczanie i konfigurowanie dowolnego sprzętu audiowizualnego lub innego specjalistycznego sprzętu, którego potrzebuje klient. Planista spotkań może również zlokalizować i zorganizować rozrywkę na życzenie klienta.
