Coraz więcej dostawców wprowadza platformy chmurowe i oprogramowanie typu "usługa jako usługa" (SaaS), aby przyciągnąć ludzi do sieci.
Nie pozwól, aby terminy branżowe były takie jak "platformy chmurowe", a SaaS wprowadzi Cię w błąd. Wszystko to oznacza, że ludzie używają aplikacji, które są oparte na sieci, aby współpracować.
Celem tych wspólnych systemów oprogramowania jest naśladowanie środowiska pracy, które mieliśmy od pierwszego zorganizowanego biura.
$config[code] not foundPomyśl o środowisku pracy, z którego korzystają ludzie, odkąd zorganizowane biuro stało się powszechne. Najlepiej teraz widzimy to w starych filmach (lub w odcinkach Mad Men) - każdy dział na innym piętrze, rzędy sekretarzy siedzących przy maszynach IBM Selectric, młodsi dyrektorzy w kabinach, seniorzy w biurach.
W moich wcześniejszych dniach w AT & T nieustannie przestawialiśmy ludzi, aby wszyscy członkowie zespołów rachunków narodowych siedzieli obok siebie. Nawet wieszaliśmy znaki zespołu z sufitu. Spotkania odbywały się w jednej chwili i aby udostępnić dokument, po prostu położyłem teczkę z dokumentami na biurku kolegi.
Dzisiaj środowisko pracy zmieniło się diametralnie. Więcej osób pracuje zdalnie z domu. Mamy wirtualne zespoły, więcej konsultantów i outsourcing personelu. Rosnące ceny gazu i sytuacje gospodarcze sprawią, że wirtualne biuro stanie się jeszcze bardziej konieczne.
Każdy ma inny opis wirtualnego biura. Prowadzę firmy wirtualne od lat 80. XX wieku. Pamiętam, że byłem podekscytowany posiadaniem konta e-mail MCI i zdałem sobie sprawę, że nie muszę zajmować się pocztą głosową, aby komunikować się z ludźmi.
Od tego czasu mam duże doświadczenie z tym, co działa, a co nie. Pozwól mi podzielić się wymaganiami, które, moim zdaniem, powinny mieć aplikacje, aby pomóc ludziom współpracować w dzisiejszym "wirtualnym biurze":
Prostota i znajomość
Ludzie naturalnie opierają się (niektórzy twierdzą, że nienawidzą) zmianom. Interfejs aplikacji musi przypominać to, co ludzie dobrze znają. Musi być tak intuicyjny, jak to tylko możliwe.
To może brzmieć prosto, ale jeśli teraz spojrzysz na graczy w przestrzeni współpracy, tylko kilku zrobiło to bardzo dobrze. Niektóre aplikacje są tak funkcjonalnie obce i trudne w użyciu, że szybko poddajesz się po kilku próbach poznania podstaw. Aby przekroczyć przepaść i stać się dominującym na rynku, doświadczenie użytkownika musi być znajome i proste.
Obecność / Czat
Czuję, że najważniejsza jest "obecność" i umiejętność komunikowania się natychmiast i bezpośrednio. Znajomość statusu każdego, z kim pracujesz, jest kamieniem węgielnym udanego systemu.
W starym, konwencjonalnym modelu biurowym mogliśmy spojrzeć przez pokój lub pochylić się nad ścianą kabiny, aby porozmawiać o pogodzie lub nowej wersji produktu. Alternatywą jest dziś czat lub konferencja telefoniczna. Usługi takie jak VoIP lub bezpłatne połączenia konferencyjne sprawiły, że konferencje ad hoc są szybkie i łatwe w konfiguracji.
Kontrola plików / udostępnianie i współpraca w czasie rzeczywistym
W sercu biznesu są dokumenty i pliki. Są zarówno produktem pracy, jak i procesem roboczym. Wraz z gwałtownym wzrostem liczby konsultantów, outsourcingu i społeczności partnerskich, możliwość zastosowania znaczących poziomów autorytetu dokumentów jest jednym z najważniejszych wyzwań dzisiejszych czasów.
W dawnych czasach można było to kontrolować, kopiując tylko określone strony dla określonych odbiorców lub ograniczając listę dystrybucyjną. Dziś w dobrej aplikacji do współpracy można przypisać różne poziomy uprawnień za pomocą kilku naciśnięć klawiszy.
Dodaj szczegółową ścieżkę audytu dla bezpieczeństwa, kontroli, wygody i kryminalistyki i masz składniki realnego systemu zarządzania dokumentami i plikami. Współpraca w czasie rzeczywistym i technologia push automatyzują większość tych zadań związanych z zarządzaniem. W połączeniu te narzędzia do zarządzania sprawiają, że przestarzałe - i eliminują - potrzebę załączników e-mail.
Na początku wspomniałem o oporze ludzi wobec zmian. Istnieje wiele potencjalnie potężnych rozwiązań na rynku w zakresie kontroli dokumentów, tworzenia kopii zapasowych plików i współpracy. Wyzwanie, przed którym stają wszyscy, jest (1) łatwe w użyciu i (2) minimalizowanie potrzeby zmiany zachowania. Do masowej adopcji musisz naśladować sposób, w jaki dzisiaj pracują ludzie i zautomatyzować jak najwięcej funkcji - nie próbuj radykalnie zmieniać ich schematów pracy.
Konferencje
Conferencing to szeroka kategoria - myślę o tym w wiadrach.
- Pokaż i opowiedz o wydarzeniach są zaplanowanymi sesjami, które mają wyznaczonego prezentera i grupę odbiorców. Obecnie na rynku dostępnych jest wiele produktów, które radzą sobie bardzo dobrze z różnymi modelami cenowymi i poziomami funkcji / funkcjonalności, na przykład Webex.
- Wierzę w to udostępnianie ad hoc jest jedną z najbardziej użytecznych funkcji w świecie współpracy. Możliwość natychmiastowego udostępniania ekranu lub produktu roboczego bez konfiguracji jest tak blisko, jak to tylko możliwe "pochylenie się nad sześcienną ścianą". Są na to dwa sposoby: (1) produkty umożliwiające natychmiastowe udostępnianie ekranu (zwykle na zasadzie jeden do jednego) lub (2) produkty zapewniające udostępnianie i aktualizowanie dokumentów w czasie rzeczywistym dla wielu użytkowników. Używam zarówno obszernie, jak i znajduję je bezcenne w "Wirtualnym biurze"
Zmiana
Każde pokolenie wchodzące na miejsce pracy przynosi różne zestawy umiejętności i uprzedzeń. Pierwsza prawdziwa firma programistyczna, dla której pracowałem, miała domowy system poczty elektronicznej typu mainframe. CFO poprosiłby swojego asystenta administracyjnego o wydrukowanie wydrukowanych kopii e-maili. Chciałby napisać odpowiedzi, a ona musiała być tą, która wpisała jego wiadomość i wysłać e-mail z odpowiedzią.
Choć brzmi to absurdalnie, w ciągu około dziesięciu lat pomysł, że będziemy przechowywać aplikacje i pliki na naszym lokalnym komputerze będzie brzmiał równie absurdalnie.
W międzyczasie potrzebujemy rozwiązania hybrydowego, aby dostosować nasze nawyki pracy. Przyspiesz korzystanie z chmury dla aplikacji i danych, ale daj ludziom możliwość pracy z ich komputerów.
Ułatwiając i upraszczając pracę w trybie online tradycyjny pulpit stanie się tak funkcjonalny jak migdałki - wciąż tam, ale nie jest potrzebny.
* * * * *
O autorze: George Langan jest dyrektorem generalnym eXpresso Corporation, usługi współpracy oprogramowania. George wprowadza do tabeli rozległe doświadczenie w prowadzeniu firm zajmujących się oprogramowaniem. Jego blog można znaleźć na stronie:
17 komentarzy ▼
