Przed tobą jest projekt pisma … i pusty kawałek papieru. W zimnym potem zaczynasz myśleć, że łatwiej jest zatrudnić copywritera (w końcu nie pisałeś do biznesu). Pomyśl jeszcze raz. Mając pięć prostych kroków i trochę praktyki, możesz zostać swoim własnym copywriterem i ponownie zainwestować pieniądze, które wydałeś na zewnętrzną pomoc dla twojego biznesu.
Dlaczego pisanie biznesowe jest ważne
Powodem jest pisanie lub komunikacja biznesowa z tego samego powodu, dla którego angażujemy się w biznes: tworzenie pozytywnych wyników biznesowych. Skuteczne pisanie biznesu może promować pozytywne wyniki biznesowe na wiele sposobów, w tym:
- Tworzenie wartości dla interesariuszy
- Pomoc w dostosowaniu zainteresowanych stron do strategii i celów firmy
- Umożliwienie pisarzowi zaangażowania się w ciągłą naukę
Poniższe sugestie dotyczące pisania poprawią Twój sposób pisania - od nieformalnej wiadomości e-mail do pełnej propozycji biznesowej. (Jedyne, co się zmieni, to czas poświęcony na każde zadanie pisania).
Krok 1: poznaj swoich odbiorców.
Czy komunikujesz się w górę, w dół lub w bok? Czy twoi odbiorcy są wewnętrzni czy zewnętrzni w Twojej organizacji? To są najbardziej podstawowe pytania związane z Twoimi odbiorcami. Jeśli zatrzymasz się tutaj w dochodzeniu, prawdopodobnie nie masz wystarczających informacji, aby przejść dalej w procesie pisania.
Poznaj swojego czytelnika w dowolny sposób. Jeśli jest to jedna konkretna osoba, czy ma asystenta, który może dać ci wgląd? Być może bezpośrednie raporty danej osoby mogą dać ci jakieś wskazówki? Czy istnieje profil osoby, która pomoże ci określić ich zainteresowania i styl komunikacji? Jeśli sprzedajesz lub komunikujesz łańcuch dowodzenia, odpowiedzi na te pytania mogą być decydującą determinantą tego, czy twoi odbiorcy czytają i działają na twoich tekstach.
Poświęć chwilę na rozważenie ulubionego stylu komunikacji czytelnika. Zastanów się, w jaki sposób komunikują się z tobą i innymi. Czy chcą, abyś "doszedł do sedna", czy też zaczynają od pytania, co robi twoja rodzina? Przeważającą mądrością w amerykańskiej pisanej komunikacji jest dotarcie od razu do sedna; jednak; wielu profesjonalistów woli najpierw budować relacje, a oni nie będą czytać wiadomości e-mail, jeśli czują się zdewaluowani komunikacją, która przenosi się do biznesu. Znajomość twoich odbiorców oznacza wiedzieć, gdzie umieścić swój główny punkt: na początku lub na końcu.
Najważniejszą rzeczą do zapamiętania przy rozważaniu odbiorców jest wiedza, na czym im zależy. Nie ma nic złego w pytaniu: "Co to jest dla mnie?" Jeśli nie pytasz o to w imieniu czytelnika, twoja wiadomość może zostać przeoczona.
Krok 2: Wybierz kanał komunikacji.
Gdy znasz już swoich odbiorców, możesz podjąć świadomą decyzję o tym, jakiego kanału użyć. Kanały lub sposoby komunikacji można podzielić na wewnętrzne lub zewnętrzne, formalne lub nieformalne. Ponownie, to tylko pierwszy krok. Zastanów się, czy czytelnik przekaże twoje informacje. Jeśli tak, komu ją przekaże? Pytania te pomogą ci zdecydować, czy potrzebujesz broszury, listu, notatki, e-maila lub innej formy pisania biznesowego.
Przykład: Napiszemy do naszego przełożonego, aby przekonał go, że należy wprowadzić nową politykę dotyczącą żądania płatnego urlopu. Ponieważ jest to bardziej formalne, wewnętrzne żądanie, użyjemy formatu memo. Notatka zostanie napisana w taki sposób, aby przełożony mógł przekazać ją Dyrektorowi HR do dyskusji.
Krok 3: Zwerbuj żądaną akcję.
Podczas warsztatów pisania biznesów uczestnicy często rozumieją publiczność i kanał komunikacji, ale w momencie, w którym muszą określić swój ogólny cel, myślą: "Chcę, żeby to przeczytali." Cel ten nie spełnia celów biznesowych pisanie - aby zmienić zachowanie. Werbalizowanie tego, co chcesz od czytelnika, zachęca do określonych działań. Czy chcesz, aby czytelnik stosował się do nowych zasad? Czy chcesz, aby zadzwonili po ofertę pokazową lub próbną? Sugerujesz zmianę lub prośbę, która wymaga natychmiastowych działań?
Jeśli nie masz jasności co do idealnego działania, czytelnik również będzie niejasny i mniej prawdopodobne, że podejmie działania. Z drugiej strony, mając jasne wyobrażenie o tym, jaki jest cel twojej komunikacji, jesteś bardziej skłonny do przekonania czytelnika do działania. Czas jest najważniejszy w pisaniu biznesowym. Masz tylko chwilę, aby pokazać publiczności, że to, co masz do powiedzenia, jest cenne i wymaga działania.
Krok 4: Myśl jak reporter.
Jak reporter, odpowiedz na "Pięć W" - kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego (i jak). Pamiętaj, że pisanie biznesu jest bardziej przejrzyste, kiedy jest na temat. Nie podawaj historii i "interesujących" szczegółów tła, chyba że dotyczą one bezpośrednio tego, co chcesz zrobić.
Jeśli masz czytelnika, który lubi znaczne szczegóły, rozważ odpowiedzi na następujące pytania w swoim piśmie:
- Dlaczego czytelnik się tym przejmuje?
- Jak korzysta czytelnik?
- Co powinien zrobić czytelnik?
- Kiedy powinien to zrobić czytelnik?
- Co się stanie, jeśli czytelnik podejmie działanie?
- Co się stanie, jeśli czytelnik nie robi podjąć działanie?
- Kto jeszcze skorzysta? Czemu?
- Gdzie czytelnik szuka dodatkowych informacji?
Krok 5: Zamknij sprzedaż.
Poproś o sprzedaż na końcu swojej komunikacji biznesowej. Poproś czytelnika o działanie, którego oczekujesz i kiedy tego oczekujesz. Jest to technika "zamknięcia", która jest najbardziej skuteczna w przypadku odbiorców z USA. Pisząc dla międzynarodowej publiczności, trzeba wziąć pod uwagę różne etapy; jednak dostarczenie przekonującego celu wzmocni twoją komunikację.
Rzućmy okiem na przykład, który wykorzystuje wszystkie pięć kroków procesu pisania.
Do: Evan Datta Od: Soma Jurgensen, x555 Data: 29 grudnia 2010 r
Re: Zwiększenie efektywności wniosków o płatny czas wolny (PTO) Na niedawnym spotkaniu personelu byłem poruszony pragnieniem poprawy wydajności w naszych procesach, aby nadać priorytet naszemu czasowi i odkryć więcej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Twoje przemyślane pomysły tego dnia zainspirowały mnie do przedstawienia własnego pomysłu. Proszę rozważyć tę notatkę jako prośbę o zmianę w procesie, który kosztuje naszą firmę niezliczoną liczbę godzin nieefektywności i przeróbek. Uzbrojony w tę prośbę o zmianę, możesz dodać kolejną taktykę, by bronić swojej strategii koncentrowania się na ludziach poprzez usprawnianie procesów. Obecna polityka dotyczy wysyłania e-maili do przełożonego do PTO. Następnie przełożony sprawdza liczbę dni, przez które pracownik ma i częściowo wypełnia formularz, który pracownik powinien wypełnić i podpisać przed zatwierdzeniem wniosku. Ponieważ nasza firma zwiększyła liczbę pracowników zgłaszających się do każdego menedżera podczas ubiegłorocznej restrukturyzacji, zapotrzebowanie na czas menedżerów dla wniosków o WOM zwiększyło się wykładniczo. Przy jednym asystencie dyrektor ds. HR jest zasypywany wnioskami o indywidualne wnioski o przyznanie WOM. Rezultatem jest spory czas poświęcony na badanie i zaspokojenie żądań, co również doprowadziło do licznych błędów. Dzięki wykorzystaniu intranetu firmy do dystrybucji formularzy i personalizacji systemu HRIS przy pomocy loginu pracownika, większość badań i formularzy może być wykonana przez samych pracowników. Nowy system będzie działał w następujący sposób: Przyjęcie tej zmiany proceduralnej zwolni czas dla pracowników, menedżerów i HR. Zaoszczędzony czas można spędzić w osobistym kontakcie z pracownikami, którzy mają więcej niż rutynowe pytania, co poprawia obsługę klienta świadczoną przez dział kadr. Kontynuowanie bieżącej polityki spowoduje utratę czasu i zasobów. Aby uzyskać więcej informacji na temat frustracji związanych z obecną polityką, asystent ds. Zasobów ludzkich i ja możemy się spotkać po pierwszym roku. Jesteśmy w stanie przedstawić szczegółowe informacje na temat tej zmiany podczas spotkania z dyrektorem HR. Ten nowy proces może zostać wdrożony w ciągu sześciu miesięcy, co pozwoli firmie na skorzystanie z tego roku kalendarzowego (2011 r.) I szybkie podkreślenie strategii skupienia się na ludziach poprzez usprawnienie polityki. Skontaktuję się z Tobą w ciągu tygodnia pierwszego dnia w celu dalszej dyskusji na temat tej możliwości. Jeśli masz pytania w międzyczasie, skontaktuj się ze mną na moim rozszerzeniu w nagłówku notatki. Z poważaniem, XXXX
Uwagi końcowe Pamiętaj o tym - nawet poświęcenie kilku sekund na uporządkowanie myśli za pomocą tego pięciostopniowego procesu może poprawić pracę, niezależnie od treści. Po każdym wzajemnie uzupełniającym się kroku możesz pozwolić, pisarzowi biznesowemu, ułatwić komunikację, która przynosi pozytywne rezultaty dla Twojej firmy.
