Asystent zespołu pomaga utrzymać obciążenie pracą, wykonując obowiązki administracyjne, aby uwolnić członków zespołu biurowego za inne obowiązki. Wchodzą bezpośrednio do pomocy przy bieżących projektach, aby bardziej doświadczeni członkowie mogli skupić się na sposobach poprawy projektu, rozwiązywaniu problemów lub zaspokajaniu potrzeb klientów. Dodatkowa pomoc administracyjna ma kluczowe znaczenie dla dotrzymywania terminów i realizacji projektów na czas. Asystenci pracują pod bezpośrednim nadzorem kierowników zespołów.
$config[code] not foundObowiązki administracyjne
Asystenci zespołu pomagają w wykonywaniu zadań administracyjnych, które wymagają niewielkiego nadzoru. Planują spotkania z klientami i upewniają się, że klienci otrzymują dokumenty i należności w terminie. Organizują wewnętrzne spotkania zespołów i przygotowują plany podróży, aby zapewnić, że wszyscy pracownicy znajdują się na tej samej stronie. Inne obowiązki obejmują: sortowanie wiadomości e-mail według ważności, powiadamianie członków zespołu o zbliżających się terminach, wykonywanie kopii, wykonywanie spraw, przygotowywanie dokumentów i organizowanie plików elektronicznych. Szybkość, efektywne umiejętności komunikacyjne i dbałość o szczegóły to najwyższe wymagania.
Dane i produkty
Zespoły robocze często potrzebują dodatkowego wsparcia administracyjnego, aby pomóc w prowadzeniu dokumentacji, zarządzaniu danymi i rezultatach projektu. Asystenci zespołu robią notatki podczas spotkań i kompilują te notatki do notatek projektowych. Gromadzą i wprowadzają dane do plików elektronicznych, dzięki czemu członkowie zespołu mają zapisy, na których mogą opierać swoje analizy i wyniki projektu. Asystenci przygotowują wyniki projektu, dodając numery stron, atrakcyjne okładki, listy terminów i spis treści do pisemnych raportów. Umiejętności obsługi komputera, umiejętności wprowadzania danych i mocne korekty pomagają kandydatom wyróżnić się jako wykwalifikowani kandydaci do pracy.
Posiłki i aranżacje podróży
Asystenci projektu koordynują lunche biurowe i kolacje z członkami zespołu. Zamawiają i przyjmują posiłki dla pracowników, którzy pracują długie godziny, aby dotrzymać terminów. Organizują podróże, w tym loty, zakwaterowanie i wynajem samochodów. Analizując trasy konferencji i informując członków zespołu o szczegółach seminarium, poświęcają więcej czasu doświadczonym członkom, aby skupić się na rozległych i czasochłonnych projektach.
Odpowiedzialność finansowa
Upewnienie się, że zespół pozostaje w ramach swojego budżetu, jest istotną odpowiedzialnością za pracę. Asystenci zespołów śledzą wydatki projektu i kwity zakupu, a następnie zapisują te liczby w programach księgowych i arkuszach kalkulacyjnych. Nie podejmują decyzji dotyczących zakupów wykonawczych, ale powiadamiają liderów zespołów, gdy budżety wyglądają tak, jakby mogły pójść na czerwono. Asystenci zamawiają dostawy i produkty, gdy zapasy się wyczerpią. Budżetowanie i podstawowa znajomość asystentów projektowych w zakresie pomocy księgowej utrzymuje proponowane cele finansowe.
