18 maja Departament Pracy Stanów Zjednoczonych (DOL) ogłosił ostateczne zmiany w ustawie o sprawiedliwych normach pracy "białych kołnierzyków" w zakresie nadgodzin.
Nowe zasady dotyczące nadgodzin (znane jako "ostateczna reguła") podnoszą próg wynagrodzenia niezbędny do zakwalifikowania się do zwolnienia z nadgodzin z 455 $ na tydzień (23 660 USD rocznie) do 913 USD na tydzień (47 467 USD rocznie) i dotyczą 4,2 milionów pracowników.
Ponadto, całkowity roczny wymóg rekompensaty potrzebny do uzyskania zwolnienia z wysoko kompensowanymi pracownikami (HCE) wzrośnie z 100 000 USD rocznie do 134,004 USD.
$config[code] not foundKażda firma, która zatrudnia pracowników z pensjami poniżej nowego progu, będzie musiała rozważyć najlepszy sposób działania lub zapłacić tysiące wyższych zarobków. Mogą również podlegać procesom sądowym w związku z nieprzestrzeganiem tej zasady. Żadna firma nie jest zwolniona, niezależnie od wielkości.
Oprócz zmian w wysokości wynagrodzenia, nowe zasady dotyczące nadgodzin będą:
- Automatycznie aktualizuj próg wynagrodzenia co trzy lata, w oparciu o wzrost płac w czasie, zwiększając przewidywalność;
- Wzmocnienie ochrony w godzinach nadliczbowych dla pracowników mających już prawo do nadgodzin;
- Zmienić test podstawy wynagrodzenia, aby umożliwić pracodawcom korzystanie z nieuznaniowych premii i premii motywacyjnych (w tym prowizji) w celu zaspokojenia do 10 procent nowego standardowego poziomu wynagrodzenia;
- Zapewnij większą przejrzystość pracownikom i pracodawcom.
Ostateczna zasada obowiązuje od 1 grudnia 2016 r.
Odnosząc się do zmian, Mike Trabold, dyrektor ds. Zgodności z Paychex, dostawcą usług technologii HR, w ramach wymiany telefonicznej z Small Business Trends, powiedział:
"Historycznie, dla osób z pewnych kategorii stanowisk (w tym dla kadry kierowniczej, administracyjnej i zawodowej) obowiązywał długotrwały próg wynagrodzenia w wysokości 23 660 USD rocznie. Gdybyś miał pracownika w jednej z tych kategorii … która przekroczy ten próg, nie musiałeś płacić tej nadgodziny, jeśli ta osoba była zwolniona z pracy.
"To, co się wydarzyło przez te lata, wzbudziło rosnące zaniepokojenie wieloma grupami rzeczników pracowniczych, że kwota 23 660 $ była zbyt niska - a praktyczne konsekwencje tego mieliście, gdybyście byli menedżerami w restauracji zarabiającej 25 000 dolarów rocznie. Ponieważ jednak zostali zwolnieni, nie byli uprawnieni do nadgodzin. Mieliśmy więc ludzi pracujących 50-60-70 godzin tygodniowo i nie kwalifikujących się do nadgodzin. "
Aby rozwiązać obawy grupy adwokackiej, administracja Obamy podniosła próg wynagrodzenia do 47 476 $ rocznie, czyli ponad dwukrotnie więcej niż obecny limit, powiedział Trabold.
Opcje płatności pracowników po zmianie zasad dotyczących nadgodzin
Według Trabold pracodawcy mają pewne decyzje, które należy podjąć, jeśli chodzi o płacenie pracownikom zgodnie z nowymi zasadami dotyczącymi nadgodzin.
"Teraz, gdy wielu pracodawców przechodzi obecnie, ludzie mają ten próg między tym, czym jest obecnie a tym, czym będzie teraz" - powiedział. "Będą musieli podjąć decyzję, czy podwyższyć pensję tych osób powyżej progu 47476 $, aby nie kwalifikowały się do pracy w nadgodzinach, czy też będą musiały wyznaczyć ich jako godzinnego pracownika i zapłacić je za nadgodziny, jeśli pracują ponad 40 godzin tygodniowo. "
Ograniczenie pracowników do nie więcej niż 40 godzin tygodniowo może stanowić wyzwanie i prowadzić do utraty wydajności, powiedział Trabold.
"To potencjalnie wpływa na pracodawcę, ponieważ wielu ludzi, którzy obecnie są zwolnieni z praktycznego punktu widzenia, pracuje ponad 40 godzin tygodniowo", powiedział. "Możliwe, że wykonasz obecnie pracę, którą będziesz musiał rozwiązać, gdy zaczną obowiązywać nowe zasady."
9 sposobów, w jaki pracodawcy mogą przygotować się do ostatecznej reguły
Trabold dostarczył następującą listę kontrolną, aby pomóc pracodawcom przygotować się przed wejściem w życie nowych przepisów dotyczących nadgodzin 1 grudnia 2016 r.
1. Określ wpływ ostatecznej reguły na swoją firmę
Pracodawcy powinni zapoznać się ze zmianami zasad, aby określić ich sytuację w godzinach nadliczbowych.
Trabold powiedział, że ostatnie badania przeprowadzone przez Paychex wykazały, że jeden na pięciu pracodawców nie zdawał sobie sprawy z ostatecznej reguły, a 55 procent nie myślało, że się do nich stosuje.
2. Przeprowadź audyt
Przeprowadź audyt pracowników, którzy mogą być dotknięci. Trabold doradził, począwszy od podstawowej oceny obecnego personelu, statusu zwolnienia i poziomu wynagrodzeń.
Pracownicy obecnie sklasyfikowani jako zwolnieni z ochrony w godzinach nadliczbowych zgodnie z ustawą o sprawiedliwych normach pracy, muszą spełniać test cła pod kątem zwolnienia oraz próg wynagrodzenia.
"Współpracuj z zespołami księgowymi i działami HR, aby przejrzeć listę płac i zidentyfikować zwolnionych pracowników z aktualnymi wynagrodzeniami poniżej lub bardzo zbliżonymi do nowych proponowanych progów" - powiedział Trabold.
3. Czas pracowników zwolnionych z obowiązku śledzenia
Pracodawcy powinni rozpocząć śledzenie godzin zwolnionych pracowników - tych, którzy zarabiają poniżej progu 47 476 USD. Bardzo ważne jest, aby pracodawcy dysponowali dokładnymi danymi godzinowymi i wyraźną ścieżką audytu, gdy pracownicy pracowali z kilku powodów.
"Będzie wielu pracodawców, którzy, aby zarządzać tymi wydatkami, przeniosą ludzi, którzy obecnie są zwolnieni na godzinę", powiedział Trabold. "To może mieć wiele sensu, jeśli chodzi o zarządzanie ekonomią, ale oczywiście sprawi, że będzie to ważniejsze, ponieważ są teraz pracownikami godzinowymi, aby bardzo dokładnie śledzić swój czas i godziny pracy, dzięki czemu są prawidłowo opłacani. "
Trabold powiedział również, że pracodawcy muszą śledzić czas, jaki pracownicy zwolnieni z pracy spędzają poza domem po godzinach, ponieważ to także będzie możliwe do wyegzekwowania.
4. Określ, którzy pracownicy przejdą na status niezwolniony
Po zidentyfikowaniu przez pracodawców zwolnionych pracowników, których dotyczy zasada, będą oni musieli podjąć decyzję, czy podwyższyć swój poziom wynagrodzeń, aby utrzymać status zwolnienia lub przenieść pracownika na status niezwolniony.
"Pracodawcy, którzy zdecydują się na przeniesienie pracowników do statusu niezwiązanego z zwolnieniem, będą musieli określić podstawę wynagrodzenia (godzinową lub płatną) i upewnić się, że spełniają wymóg minimalnego wynagrodzenia za liczbę godzin, przez którą pracownik ma pracować", powiedział Trabold. "Powinni także rozważyć, czy nadgodziny będą konieczne i dozwolone. Konsekwencja ma kluczowe znaczenie w ograniczaniu narażania na dyskryminację w procesach sądowych. "
5. Opracuj plan
"Spójrz na swoje historyczne opłaty za nadgodziny i ustal, czy Twoje koszty prawdopodobnie wzrosną z powodu przepracowanych godzin" - powiedział Trabold. "Przeprowadzić planowanie scenariuszy z doradcami i zadać następujące pytania: Czy należy zwiększyć budżet na niezbędny personel? Czy warto rozważyć zatrudnienie większej liczby pracowników lub ponowne przeanalizowanie modelu wynagrodzeń dla konkretnych pracowników? "
Patrząc na wpływ nowych przepisów na obraz finansowy firmy, pracodawcy będą mieli lepszą pozycję do podjęcia najbardziej odpowiedniej formy działania, powiedział.
6. Zaktualizuj zasady dotyczące mierzenia czasu
Aktualizacja dokumentacji i procedur może mieć kluczowe znaczenie dla zapewnienia pełnej zgodności, zgodnie z Trabold.
"Przejrzyj swoje metody śledzenia czasu i oceń, czy istnieje potrzeba większej automatyzacji" - powiedział. "Jeśli nowa zasada znacząco wpłynie na liczbę pracowników, którzy muszą śledzić przepracowane godziny, alternatywna metoda śledzenia, taka jak oprogramowanie do obsługi czasu i obecności, może lepiej odpowiadać Twoim potrzebom."
Trabold zaznaczył, że ważne jest również ustanowienie przejrzystych, pisemnych zasad dotyczących pracowników w zakresie rejestrowania czasu pracy i nadgodzin.
7. Opracuj procedury szkoleniowe
Pracodawcy będą musieli uświadomić personelowi procedury kontroli czasu pracy i zatwierdzania nadgodzin po aktualizacji zapisów i zasad dotyczących nadgodzin.
8. Utwórz plan komunikacji
Oczekuje się, że nowa zasada wynagrodzenia za nadgodziny wpłynie na znaczną liczbę przedsiębiorstw w tym roku. Aby zwalczyć pojawiające się pytania lub wątpliwości, Trabold doradził opracowanie planu komunikacji, aby wewnętrznie ogłosić zmiany.
"Firmy powinny wyraźnie informować pracowników o zmianach w zasadach i procedurach, upewniając się, że istnieje duża przejrzystość w zakresie wszelkich zmian i nowych oczekiwań wobec pracowników" - powiedział.
9. Rozpocznij przygotowanie teraz
Pracodawcy z pracownikami, którzy mogą być dotknięci, powinni przejąć inicjatywę teraz, aby ocenić pozycję firmy, sprawdzić, w jaki sposób różne scenariusze wpłyną na ich wyniki finansowe i ustalić, jak posuną się naprzód, aby jak najlepiej uniknąć roszczeń płacowych i innych problemów.
"Pracodawcy muszą teraz zacząć robić plany, aby upewnić się, że rozumieją, co oznaczają przepisy, ponieważ data wdrożenia nie jest bardzo odległa" - powiedział Trabold.
Doradził, aby pracodawcy rozważyli pracę z profesjonalnym konsultantem HR lub partnerem ds. Wynagrodzeń, aby lepiej zrozumieć potencjalny wpływ zmian przepisów i ich opcji na przyszłość.
Wydrukuj tę nową listę kontrolną reguł nadgodzin, aby pamiętać o najważniejszych kwestiach:
Pobierz teraz!
Dodatkowe zasoby
Przejrzyj te zasoby, aby dowiedzieć się więcej o ostatecznej regule:
- Arkusz informacyjny końcowej zasady DOL
- Najczęściej zadawane pytania dotyczące reguły
- Omówienie i podsumowanie ostatecznej reguły (PDF)
- Przewodnik po zgodności z wymogami dla małych podmiotów: Zwolnienia "White Collar" (PDF)
Zdjęcie: US Dept. of Labor
5 komentarzy ▼
