Kiedy klient wchodzi do biura, recepcjonistka jest pierwszą osobą, którą spotka. Recepcjonistki są ogniwem łączącym społeczeństwo i firmy, dla których pracują, iz tego powodu powinny posiadać wiedzę na temat wszystkich zasad i procedur urzędu. Mogą nie być w stanie odpowiedzieć na każde pytanie klienta, ale zawsze powinny być w stanie skierować klienta do kogoś, kto może.
Pozdrawiam gości
Podstawowym obowiązkiem recepcjonisty jest witanie gości i kierowanie ich do odpowiednich biur lub administratorów. Recepcjonistka jest publiczną twarzą każdej firmy i powinna być przyjazna, pomocna i kompetentna w zakresie wszystkich procedur i zasad biurowych. Mogą się one różnić w zależności od urzędu. Na przykład recepcjonistka medyczna będzie musiała wiedzieć, w jaki sposób uzyskać informacje o ubezpieczeniu od każdego pacjenta i jak w razie potrzeby zbierać płace. Chociaż nie muszą odpowiadać na pytania medyczne, powinni wiedzieć, do kogo skierować pacjentów, jeśli mają problem. Recepcjonistka w kancelarii prawnej nie powinna udzielać porad prawnych, ale musi wiedzieć, kto w biurze ma doświadczenie w pracy z klientem i natychmiast skierować go do tej osoby.
$config[code] not foundEgzekwuj zasady pakietu Office
W niektórych przypadkach recepcjoniści są odpowiedzialni za egzekwowanie zasad i procedur biura. Specyficzne zasady dotyczące biura będą się różnić w zależności od urzędu, ale zwykle mają na celu ochronę bezpieczeństwa i dobrego samopoczucia pracowników i klientów w biurze. Zasady biura mogą obejmować zakazy palenia, picie napojów alkoholowych i molestowanie seksualne lub słowne w biurze lub w recepcji. Wiele urzędów ma również podstawowy kod ubioru i wymaga, aby każdy wchodził do biura, aby nosić buty i odpowiednią odzież. Inne podstawowe zasady biura obejmują godziny pracy, fakturowanie i informowanie klientów o wszelkich zmianach w usługach lub opłatach. Podobnie jak wszyscy pracownicy, recepcjonista powinien znać politykę biura i przez cały czas mieć dostęp do podręcznika dla pracowników.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingKwestie dotyczące prywatności i poufności
W wielu biurach recepcjonistki są odpowiedzialne za wypełnianie dużej ilości informacji. Mogą to być rejestry zatrudnienia klientów, legalne lub medyczne historie, adresy i dane kontaktowe lub informacje finansowe. Chociaż pracodawca recepcjonisty może mieć pełny dostęp do tych informacji, recepcjonista nie powinien udostępniać go nikomu poza biurem lub nieupoważnionemu personelowi w biurze lub miejscu pracy. Zasady pakietu Office zapewniają ścisłe reguły dotyczące prywatności klientów i często zawierają kary za udostępnianie nieautoryzowanych informacji. Ponieważ recepcjonistom powierza się bardzo osobiste informacje, muszą oni być świadomi tych zasad i przestrzegać ich przez cały czas. Recepcjoniści powinni również być w stanie informować klientów o przysługujących im prawach dotyczących prywatności i odpowiadać na wszelkie pytania dotyczące tych kwestii.
