Efektywne spotkania zwiększają wartość firmy. Wytwarzają pomysły, nadają kierunek, wzmacniają więzy i odnawiają wigor. W tym samym czasie firmy nie mogą poświęcać nieskończonych zasobów. Kluczem jest upewnienie się, że istotne osoby są zaproszone - we właściwym czasie i we właściwej przestrzeni. Bezpośrednie interakcje w kierunku wspólnego celu i kończą się jasnym planem działania.
Wyczyść cel
Wszystkie efektywne spotkania mają jasny cel. Przekłada się to na porządek obrad. Jeśli spróbujesz objąć zbyt wiele przedmiotów za jednym razem, twoje spotkanie jest zbyt duże. Jeśli zbyt mało tematów jest na stole, wiadomości e-mail, dyskusje między osobami lub inne formy komunikacji są bardziej praktyczne. Wasz program powinien określać konkretne kwestie, które zostaną omówione we właściwej kolejności. Pisanie rzeczy z wyprzedzeniem pomaga wyjaśnić cel spotkania. Gwarantuje to również, że uczestnicy mają "buy-in", przybywają z cennymi pomysłami i pozostają na dobrej drodze w trakcie dyskusji.
$config[code] not foundDobrze zorganizowane
Logistyka jest niezbędna do skutecznego spotkania. Jednym z aspektów jest zaproszenie odpowiedniej grupy ludzi, którzy wykonują zadania do omówienia, podejmują decyzje dotyczące tej pracy lub w inny sposób wpływają na nią. Wybierz czas wolny nie tylko dla wszystkich uczestników, ale nie konkuruj z innymi priorytetami pracy i poziomami energii. Wasza długość spotkania jest również ważna.W większości przypadków dwie godziny to zdrowe maksimum. Pomaga również oszacować czasy dla każdego punktu programu - i przestrzegać limitów. Twoja lokalizacja powinna sprawić, że ludzie poczują się komfortowo i będą praktyczni. W niektórych przypadkach będzie to oznaczać prywatną lokalizację, połączenie konferencyjne lub spotkanie poza siedzibą.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingDynamiczne wymiany
Efektywne spotkania wymagają skutecznej komunikacji. Pomaga ustanowić podstawowe zasady, takie jak: "Część naszego celu polega na opracowaniu budżetu na następny rok fiskalny, który zwiększa nasz dochód netto o 15 procent. Jeśli proponujesz nowe kategorie wydatków dla swojego departamentu, przygotuj się na obniżki w innych obszarach - lub zgłoś uzasadnioną argumentację, w jaki sposób dodatkowe wydatki zwiększą przychody. "Sposoby tworzenia synergii obejmują podjęcie" ankiety problemowej ", w której uczestnicy mogą dzwonić obszary zainteresowania lub burze mózgów, aby wspólnie generować pomysły. Moderator jest Twoją tajną bronią, która ma zachęcać do dialogu grupowego i budować na zainteresowaniach każdej osoby, przy jednoczesnym utrzymaniu ogólnego spotkania na właściwej drodze.
Znaczące wyniki
Pod koniec spotkania powinny być jasne i możliwe do wykonania wyniki. Jednym ze sposobów, aby to zachęcić, jest wyszczególnienie "kolejnych kroków" jako ostatecznego tematu agendy. Przydziel 10 do 15 minut, aby związać wszystkie luźne końce. Podsumuj problemy rozwiązane przez uczestników. Określ wszystkie elementy, które nie zostały rozwiązane - i określ, kto jest odpowiedzialny za ich rozwiązywanie, do kiedy. Czynienie tego publicznie, a nie offline, zwiększa odpowiedzialność. Ponadto planuje rozpowszechniać protokoły lub ogólne podsumowanie dyskusji i jej wyników. W niektórych przypadkach kolejne kroki obejmują planowanie kolejnego spotkania. Odpraw się z kolegami, którzy są odpowiedzialni za zadania kontrolne przed kolejnym spotkaniem, aby zapewnić ciągłe postępy.
