Pamiętne wydarzenia nie mają miejsca. Organizowanie i trzymanie wydarzenia wymaga planowania. Niezależnie od tego, czy jest to konferencja, seminarium lub dzień uznania klienta, i czy masz trzy tygodnie na zaplanowanie lub cały rok, sukces Twojego eventu jest w szczegółach. Zebraliśmy 42 porady dotyczące planowania wydarzeń biznesowych od ekspertów, w tym niektórych organizatorów dorocznych konkursów Small Business Influencer Awards.
$config[code] not foundPlanowanie małych firm: co zrobić najpierw
1. Zdecyduj o swoich docelowych odbiorcach przed czymkolwiek innym. Pierwszym krokiem - zanim zrobisz cokolwiek innego - powinno być jasne określenie, kim są twoi odbiorcy. Na tej podstawie wszystkie inne decyzje będą miały zastosowanie pod względem formatu, zawartości, cen, lokalizacji itp. To ustrukturyzowane podejście pomoże również skupić się na osiągnięciu konkretnych celów i nie pozwoli, aby zakres ten stał się zbyt szeroki lub rozwodniony.
2. Sporządź listę szczegółów - wszystko, w tym oświetlenie i transport publiczny, treści i napoje. Kiedy decydujesz się na wydarzenie, wszystko się liczy. Od treści programowych i oświetlenia po transport i parkowanie - wszystko się liczy. A twoi odbiorcy będą przypisywać wszystko Tobie i … Twojej marce. Sporządzenie listy zapewni, że nie przeoczycie rzeczy.
3. Mieć wyraźny cel biznesowy utrzymania tego wydarzenia. Zanim zaczniesz planować udane wydarzenie, upewnij się, dlaczego to robisz, ponieważ każda decyzja po tym powinna wspierać twój główny cel. Czy to jest generacja leadów? Czy chodzi o budowanie świadomości Twojej firmy lub konkretnego produktu? Czy ma się rozwijać lojalność klientów? Czy po prostu chcesz zarabiać (co też jest w porządku)? Upewnij się, że zespół jest świadomy celu, aby nie mieć "pełzania zakresu".
4. Uważaj na inne zdarzenia branżowe podczas planowania. Sprawdź kalendarz. Upewnij się, że nie planujesz wydarzenia na lub zbyt blisko świąt lub popularnych dni wolnych od pracy. Równie ważne jest sprawdzenie innych wydarzeń, do których mogą trafić twoi uczestnicy.
5. Bądź elastyczny dzięki zmianom rozmiaru, lokalizacji i innych szczegółów. Gdy przejdziesz do procesu planowania wydarzeń, może się okazać, że Twoje wydarzenie zmienia się pod względem rozmiaru, lokalizacji i wielu innych sposobów, niż pierwotnie zakładałeś. Jest to naturalne i doskonale w porządku, o ile nie stracisz z oczu powodu, dla którego wykonujesz całą tę pracę. Pewna elastyczność jest konieczna.
6. Poznaj swoje ograniczenia. Wszyscy wiemy, że celem jest zorganizowanie wspaniałego wydarzenia na żywo. W tym celu musimy także zdawać sobie sprawę z tego, co możemy lub nie możemy realistycznie zrobić - czy to budżet … czy czasowo. Jeśli zdecydujesz się rzucić wydarzenie na żywo w ciągu tygodnia, zaplanuj bardziej intymną sprawę. Jeśli to wielkie wydarzenie, przygotuj się kilka miesięcy wcześniej. Jeśli budżet jest niewielki, być może trzeba przeciwdziałać kreatywności i wielu pracom typu "zrób to sam".
7. Twórz cele SMART. Zawsze zaczynaj od strategii. Tak jak w przypadku każdej firmy, wspaniałe wydarzenia zaczynają się od silnej, przemyślanej i wymiernej strategii. Wydarzenia na żywo to niesamowity sposób na dzielenie się marką, kontakt z rynkiem docelowym, uzyskiwanie informacji zwrotnych na temat produktu (i nie tylko!), Ale musisz wiedzieć, co chcesz osiągnąć. Trzymaj się celów SMART i określ, do czego dążysz. Następnie upewnij się, że postępujesz zgodnie z osiągnięciem tych celów.
$config[code] not found
Budżet: jak zapłacić za wydarzenie
8. Opracuj "plan finansowania" dla swojego wydarzenia i oszacuj liczby. Wiesz, jak zamierzasz zapłacić za wydarzenie. Większość wydarzeń jest finansowana ze sponsoringu, sprzedaży biletów, wewnętrznych budżetów marketingowych lub kombinacji wszystkich trzech. Gdy tworzysz budżet na wydarzenie, musisz oszacować, ile pieniędzy możesz realistycznie pozyskać z każdego obszaru. Przed zarezerwowaniem miejsca lub podpisaniem kontraktów warto najpierw podpisać sponsora lub sprzedać bilety z wyprzedzeniem, aby upewnić się, że istnieje wystarczający interes, aby sfinansować swój pomysł.
9. Stwórz budżet wydatków - i zaoszczędź pieniądze poprzez darowizny sponsorskie "w naturze". Zdarzenia zazwyczaj kosztują więcej niż myśli przeciętny właściciel małej firmy - przede wszystkim w odniesieniu do miejsca i jedzenia i napojów. Pamiętaj, aby wycenić wszystkie pozwolenia i licencje, których będziesz potrzebować. (To jest miejsce, w którym osoba planująca wydarzenia może pomóc ci uniknąć bólu głowy.) Sporządź wyczerpującą listę wszystkich wydatków, a następnie wskaż obszary, w których Twoim zdaniem sponsorzy mogą odegrać rolę oferując coś "w naturze". Im więcej pracujesz z innymi markami i partnerzy obsługują Twoje wydarzenia, tym więcej możesz zaoszczędzić.
10. Rozważ crowdfunding jako nową opcję zbierania pieniędzy na wydarzenie. Jeśli są to Twoje pierwsze wydarzenia, skorzystaj z platform crowdfundingowych, aby zmniejszyć ryzyko. Publikując swoje wydarzenia na tych platformach uczestnicy będą musieli zastawić bilety na wydarzenie. Jeśli minimalna wymagana liczba uczestników nie jest spełniona, zdarzenie nie ma miejsca.
Marketing: angażowanie ludzi do udziału
11. Potrzebujesz planu marketingowego SZCZEGÓŁOWY. Utwórz plan marketingowy wydarzenia. Im bardziej jesteś zorganizowany, tym bardziej profesjonalne będzie twoje wydarzenie.
12. Bądź niestrudzony w swoich wysiłkach lub twoje wydarzenie zakończy się niepowodzeniem. Jeśli nie chcesz być sam na swoim wydarzeniu … wtedy rynek, rynek, rynek, rynek … i rynek trochę więcej.
13. Określ dobre powody, dla których ludzie mogą się pojawić. Jakie jest losowanie uczestników? Musisz zdefiniować CO ROBISZ na imprezie, która doprowadzi tych uczestników do drzwi. W przypadku produktu konsumenckiego może to być impreza z prezentacjami rozrywkowymi i produktowymi oraz gratisy. Dla tłumu biznesowego może to być treść edukacyjna lub ekscytujący, znany mówca ekspercki. Cokolwiek to jest, nie trać połączenia z tym, dlaczego chcesz, aby ta konkretna publiczność domagała się wejścia.
14. Połóż na piśmie, dlaczego twój rynek docelowy powinien wziąć udział - nie zakładaj, że korzyści są oczywiste. Promując wydarzenie, pamiętaj, aby powiedzieć swojemu rynkowi docelowemu, czego się dowiedzą, kogo spotkają i dlaczego powinni tam być. Nie zakładaj, że Twoi przyjaciele powiedzą znajomym. Jeśli korzystasz z głośników, przekaż im kopię reklamową, aby mogli promować wydarzenie swoim odbiorcom.
15. Naucz się rozmawiać z mediami. Dziennikarze są bardzo zajęci i zawsze terminowo … nie mają czasu, by usłyszeć skoki sprzedaży. Daj im znać, że informacje istnieją i - w przypadku przyszłych historii - jesteś ekspertem w tej dziedzinie. Podaj te informacje, gdy dotrzesz do celu.
16. Użyj hashtagów na Twitterze. Twitter jest świetny w promowaniu wydarzeń i tworzeniu poczucia społeczności internetowej wokół wydarzenia. Skonfiguruj unikalny hashtag wcześnie. Najpierw wyszukaj na Twitterze, aby upewnić się, że nie jest już używany. Umieść hashtag na stronie wydarzenia, a jeśli użyjesz przycisku Tweet w celu udostępnienia na stronie, zmień hashtag w gotowym słownictwie. Gdy użytkownicy dodają tweety, automatycznie promują wydarzenie na Twitterze.
$config[code] not found17. Wykorzystaj internetowe wstępne wydarzenia społeczne, aby promować główne wydarzenie. Aby zwiększyć zainteresowanie wydarzeniem, próbując prowadzić Hangout Google lub czat na Twitterze kilka tygodni przed głównym wydarzeniem. Zaproś kilku swoich mówców do udziału w wydarzeniu społecznościowym online. Zapoznaj się z tym, co ma nadejść na głównym wydarzeniu, dokonując dyskusji na temat tego, jakie głośniki będą dotyczyć, lub zaznaczaj czynności. Generuje oczekiwanie.
18. Kupuj reklamy w sieciach społecznościowych. Kupowanie reklam w sieciach społecznościowych jest często pomijane przez małe wydarzenia. Społecznościowe platformy reklamowe (przede wszystkim Facebook, LinkedIn i Twitter) oferują szczegółowe opcje kierowania, które mogą znacznie pomóc dotrzeć do naszej grupy docelowej w naszej lokalizacji geograficznej. Dobrą wiadomością jest to, że nie potrzeba dużych budżetów, a sprzedaż biletów można łatwo zmierzyć.
19. Użyj serwisu YouTube, aby promować swoje wydarzenie. YouTube to druga wyszukiwarka na całym świecie po Google. Przesyłanie filmów z naszych poprzednich wydarzeń lub wywiadów z naszymi prelegentami / wykonawcami to świetny sposób, aby przekonać potencjalnych uczestników, aby kliknęli kupuj. Wideo dostarcza istotnych sygnałów wizualnych, a tym samym w dużym stopniu wpływa na proces podejmowania decyzji. Dzięki wydarzeniom zawsze czujemy, że nie wiemy, co się stanie, wideo łagodzi to napięcie.
20. Stwórz niesamowity niskobudżetowy film promocyjny. Niewielka kreatywność z tablicą reklamową, teledyskiem royalty-free i dobrą kamerą wideo na smartfony stworzy zabawne wideo, które pomoże opublikować to, co nadchodzi. Oto dobry przykład wideo, który zrobił to po skromnym budżecie, aby promować wydarzenie związane z małym biznesem.
21. Zaangażuj lokalnych blogerów. Bądź inteligentny dzięki blogerom. Zaangażowanie lokalnych blogerów w udział w wydarzeniu to zazwyczaj świetna strategia zdobywania odbiorców przed, w trakcie i po imprezie. Blogerzy zazwyczaj liczą na szeroki zasięg i zazwyczaj nie przestrzegają tradycyjnych zasad dotyczących mediów.
22. Wykorzystaj platformy rejestracji zdarzeń, takie jak Meetup. Użyj istniejących platform. Jeśli jest to Twoja pierwsza próba uruchomienia wydarzenia i brak Ci umiejętności, aby go promować, zajrzyj na Meetup.com. Poza oferowaniem pakietu do zarządzania wydarzeniami online, Meetup jest doskonałym poleceniem skierowanym do odpowiednich odbiorców w Twojej okolicy. Posiada również funkcje zarządzania rejestracją i RSVP, które są szczególnie przydatne, jeśli jesteś niedoświadczony.
23. Użyj rejestracji online. Łatwiejszym sposobem na odstraszenie ludzi jest posiadanie rejestracji analogowej (faksy, wyciągi bankowe lub tylko przy drzwiach). Zaoferuj rejestrację online, aby zabezpieczyć jak największą liczbę uczestników tak szybko, jak to możliwe, co pomoże prognozować liczby i wydać budżet wkrótce.
24. Bądź na liście na stronach catering dla swojej grupy. Gdy już wiesz, do kogo chcesz uczęszczać, następnym krokiem jest postawienie się przed nimi. Istnieją strony internetowe, które specjalizują się w wystawianiu wykazów wydarzeń w kraju (np. Meetup, Lanyrd) i lokalnie, więc zacznij od tych badań, które są najbardziej odpowiednie do uzyskania na liście.
25. Zachęcaj lokalnych partnerów do promowania Ciebie. Informacje prasowe wysyłane do odpowiednich mediów pomagają generować wiadomości buzz i możesz przyjrzeć się zaangażowaniu mediów (online i offline) jako partnerów. Dostają ekspozycję na swoje wydarzenie w zamian za upublicznienie tego. Jeśli nie chcą się zaangażować na tym poziomie, podejdź do nich z pomysłem zorganizowania konkursu dla swoich czytelników, aby wygrać bilety.
26. Ułatw głośniki, aby nagłośnić ich obserwatorów. Jeśli masz ekspertów / prelegentów, zachęć ich do upublicznienia ich obecności wśród swoich obserwatorów / subskrybentów e-maili w mediach społecznościowych.
27. Dawaj zachęty dla początkujących ptaków. Bilety na wczesne bilety w niższej cenie to świetny sposób na wczesne zapisy, dając ludziom motywację do działania teraz, zamiast czekać i zapomnieć.
Zespół: kto pomoże?
28. Obowiązki delegata. Bez względu na wielkość firmy zawsze staraj się delegować obowiązki. Posiadanie jednej osoby odpowiedzialnej za każdy szczegół zazwyczaj nie działa dobrze. O ile to możliwe, pozwól ludziom przejąć kontrolę nad obszarami, które najbardziej im się podobają. Na przykład pozwól, aby smakosz w Twojej firmie zajmował się cateringiem. Im bardziej ktoś lubi wykonywać swoje obowiązki, tym bardziej prawdopodobne jest, że wykona je z sukcesem.
29. Kontynuacja - i kontynuuj ponownie. Sprawdź się wcześnie i często. Choć nikt nie chce być mikroportowany, upewnij się, że pracownicy i dostawcy są na bieżąco z obowiązkami związanymi z wydarzeniami. Tak długo, jak ludzie wiedzą, że od czasu do czasu spodziewają się aktualizacji, są mniej podatni na frustrację, gdy zadzwonisz lub wyślesz wiadomość e-mail.
30. Sponsorzy są tantiemami - upewnij się, że im się to podoba. Jeśli masz sponsorów - traktuj ich jak królów. Finansują twoje wydarzenie i umożliwiają ci to (jeśli jest to twój model biznesowy). Przed wydarzeniem należy jasno określić, co otrzymają jako sponsorzy.
31. Zawsze nie doceniaj frekwencji, dla sponsorów. Jeśli uważasz, że możesz zdobyć 100 uczestników, oprzyj swoją stawkę sponsorowania na niższym oszacowaniu - zwłaszcza jeśli jest to twoje pierwsze wydarzenie. Lepiej dać sponsorom miłą niespodziankę niż rozczarowującą.
32. Zapytaj ludzi, co myślą, i bądź gotowy na dobrą lub złą opinię. Poproś o krytykę. Jeśli wykonałeś połowę przyzwoitej pracy, dostaniesz wiele nagród. Powiedz dziękuję, ale potem poproś o CRITIQUE i bądź na to przygotowany.
33. Niech wykwalifikowany zespół mediów społecznościowych pokryje twoje wydarzenie. Nie zapomnij o zespole mediów społecznościowych. Choć nie jest to konieczne dla każdej imprezy lub branży, coraz więcej wydarzeń skupia się na wykorzystaniu siły wirusów ich odbiorców. Jeśli Twoi widzowie tweetują, robią Facebooka i robią zdjęcia na Instagramie - powinieneś robić to samo i będziesz potrzebował wyszkolonego zespołu do wykonania.
34. Poszukaj dostawców, którzy obsługują Twoją niszę i chcą się w to zaangażować. Najlepszymi sprzedawcami, z którymi możesz pracować, są ci, którzy są zaznajomieni z kulturą małych firm. Szukaj sprzedawców, którzy często pracują w małych firmach lub którzy angażują się na większym poziomie niż ich rola.
Event Day: Pulling It Off
35. Starannie dobieraj oczekiwania - następnie dostarczaj. Upewnij się, że widzowie mają WIELKIE (niezbyt dobre) doświadczenie; i że dajesz im to, czego oczekiwali od uczestnictwa.
36. Postawa jest zaraźliwa. Twoi goście w dużej mierze odegrają twoje nastawienie i dynamikę podczas imprezy. Prowadź przykładem i baw się dobrze.
37. Niech reakcja publiczności stanie się twoim barometrem. Czytaj odbiorców podczas wydarzenia. Zapytaj ludzi, jak się czują. Jeśli wszystko idzie dobrze, a jeśli nie, to wiesz.
38. Zawsze zadawaj sobie pytanie: w jaki sposób ma to znaczenie dla uczestników? Upewnij się, że oferujesz treści istotne dla ponad 80% odbiorców. Publiczność musi odejść z namacalną taktyką, aby poprawić swój biznes i karierę … i muszą poczuć energię mówiącego. Mówienie o swojej firmie i tym, co robisz - bez oferowania widzom tego, czego potrzebują - jest stratą czasu i pieniędzy dla wszystkich.
39. Jako mistrz ceremonii lub mówca - praktyka. Znasz swoją firmę, ale nie zakładaj, że wiesz, jak umieścić prezentację. Przećwicz dawanie prezentacji, odpowiadanie na pytania i radzenie sobie z trudnymi i konfrontacyjnymi członkami widowni. Im lepiej jesteś przygotowany, tym lepiej.
$config[code] not found40. Wyglądaj najlepiej. Zajrzyj do części … bądź wygodny, ale do przodu. Nawet jeśli jesteś księgowym lub prawnikiem, wybierz swój najbardziej charakterystyczny garnitur lub krawat. Ludzie pamiętają, jak wygodnie jesteś w swojej własnej skórze.
Plan awaryjny: co robić, gdy wszystko pójdzie nie tak
41. Wyobraź sobie, krok po kroku, zdarzenie, i stwórz listę 2-kolumnową: co może pójść nie tak w jednej kolumnie, a twój plan awaryjny w drugiej. Przygotuj się na nieoczekiwane. Może system dźwiękowy zawodzi. Może twój prezenter zadaje pytania. Czy potrafisz sobie poradzić i iść dalej?
42. Bądź gotowy, aby pożyczyć rękę, aby wypełnić wszelkie luki. Chociaż planowanie z wyprzedzeniem jest świetną formułą sukcesu, nigdy nie wystarczy. Coś nieoczekiwanego zawsze pojawia się. Dlatego opłaca się umieścić trochę dodatkowego smaru do kolan dla okoliczności łagodzących. Dotyczy to ustaleń dotyczących cateringu, wymagań dotyczących druku, zakwaterowania dla gości, prognoz pogody, rozrywki i innych.
Ogromne podziękowania dla ekspertów, którzy przyczynili się do powyższych wskazówek dotyczących planowania małych firm:
- Matt Telfer, Marketing Manager for Heart Internet i blogger w Marketing Nerd Wskazówki 1, 24, 25, 26, 27
- Beth Silver, dyrektor zarządzający Doubet Consulting Wskazówki 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- Laura Leites, Event Planner i Owner, Wydarzenie L2 Wskazówki 3, 4, 5, 8, 13, 31
- Joy Go, Marketing internetowy i Menedżer Programu Partnerskiego, Drukowanie Dzień 2 Wskazówki 6, 28, 29, 36, 42
- Liz King, CEO, Chief Event Specialist, Liz King Events Wskazówki 7, 9, 33, 34
- Julius Solaris, mówca branży eventowej i redaktor bloga Event Manager Porady 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Ramon Ray, ewangelista technologii i redaktor działu Small Biz Technology Porady 12, 30, 32, 35, 37, 41
- Anita Campbell, założycielka i dyrektor generalny trendów dla małych firm Wskazówki 16, 17, 20
Shutterstock: Plan, budżet, pusty, bankiet, zespół, zażenowany
109 komentarzy ▼
