Utrzymywanie porządku ma zasadnicze znaczenie dla zapewnienia płynnego funkcjonowania biura. Jako asystent wykonawczy często dążysz do tego, aby biuro było sprawne, a jeśli nie jesteś gotowy, sprawy mogą się skończyć. Jesteś proszony o wykonywanie zadań codziennie, co tydzień i co miesiąc. Bez organizacji łatwo się pogubić i zapomnieć o ważnych terminach.
Do zrobienia
Wyznacz część swojego biurka jako obszar "do zrobienia" zamiast wszędzie mieć karteczki samoprzylepne i papier. Umieść przedmioty w pudełku lub folderze na biurku i sprawdzaj je okresowo w ciągu dnia. Po zakończeniu zadań wyjmij elementy z biurka do "gotowego folderu" lub do pola do wypełnienia. Na początku każdego dnia wypełnij pełną listę zadań na dany dzień i umieść go w folderze "do zrobienia". Zdrapuj zadania po ich ukończeniu. Dodawaj zadania, gdy do ciebie przychodzą i na koniec dnia upewnij się, że wszystko jest gotowe.
$config[code] not foundUstaw dni
Wyznacz dni dla cotygodniowych zadań. "Możesz umówić się na tydzień, więc będziesz wiedzieć, do pewnego stopnia, co będziesz robić", mówi Victoria Moran z OfficePRO Magazine. Na przykład wybierz środę jako dzień rozdarty i przechowuj dokumenty, które wymagają niszczenia w pudełku, aż nadejdzie czas. Lub tally drobną gotówkę w piątki. Może to również działać z codziennymi czynnościami. Moran sugeruje powracający głos i e-mail w określonych porach dnia. (REF1) W ten sposób nie będziesz musiał zatrzymywać tego, co robisz często w ciągu dnia.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingKodowanie kolorów
Korzystanie z kodowania kolorami pomaga w organizacji tego, co należy zrobić i kiedy. "Zawsze myśl o tym, jakie zadania wykonujesz i jak często je wykonujesz" - mówi Judith Allen z Secrets Admin. (REF2) Kod cotygodniowy zadający jeden kolor jak czerwony; dawać codzienne zadania niebieskie, miesięczne zadania żółte i tak dalej. Umieść zadania w folderach kodu, a następnie weź kalendarz i zaznacz, co należy zrobić, używając kolorowego kwadratu. W przypadku kalendarzy elektronicznych wpisz słowa w kolorach zadań, jeśli nie możesz utworzyć ramki.
Udostępnij odpowiedzialność
Dzielenie się obowiązkami jest istotną częścią utrzymania organizacji. Może wydawać się trudne, ponieważ jesteś osobą, której powierzono większość zadań, ale można to zrobić. Czasami twoje zadanie zależy od działań twoich przełożonych i współpracowników. Jeśli prowadzisz księgę bilansowania, daj swoim współpracownikom ostateczny termin, aby włączyć ich kody pośredniczące. Poproś ich również o wyrejestrowanie każdej kontroli z książki. Jeśli szef wyrusza w podróż, niech napisze lub przedstawi listę kontrolną, co należy zrobić. Następnie daj mu kopię listy, aby upewnić się, że jesteś na tej samej stronie. Daj także współpracownikom specjalne foldery, aby włączyć wszystkie drobne wpływy gotówkowe do jednego folderu. W ten sposób nie będziesz musiał polować na nikogo, gdy nadejdzie pora pogodzenia się z szufladą.
