Wynajęcie pracownika jest jedną z najważniejszych rzeczy, które zrobi właściciel małej firmy, ale niewielu ma takie doświadczenie.
Poniżej znajduje się lista, która pomoże Ci konsekwentnie uzyskiwać lepsze wyniki. Jeśli nie masz doświadczenia w zatrudnianiu pracowników lub masz pracowników rodzinnych, zacznij tutaj:
Uzyskaj federalny numer identyfikacyjny
Przed zatrudnieniem pracownika możesz poprosić CPA lub pełnomocnika o zarejestrowanie się w urzędzie skarbowym. Ale zrobienie tego samemu jest dość proste. IRS pozwala na aplikację online (kliknij tutaj, aby pobrać aplikację IRS online). Jest to jedna z łatwiejszych rzeczy, które skonfigurował IRS. Będziesz potrzebował znać informacje o swojej korporacji, LLC lub partnerstwie, w tym miesiącu i stwierdzić, że został utworzony.
$config[code] not foundDodatkowo przynajmniej jedna osoba musi wprowadzić swój numer ubezpieczenia społecznego jako strona odpowiedzialna.
Na koniec musisz wiedzieć, w jaki sposób Twój podmiot jest opodatkowany (np. S-Corp.). Jeśli nie masz pewności, sprawdź u swojego specjalisty ds. Podatków. Otrzymasz numer EIN (Numer identyfikacyjny pracodawcy) w formie listu natychmiast online po zakończeniu wypełniania wniosku. Wniosek papierowy jest również dostępny, jeśli wolisz (Formularz SS-4).
Rozważ oddzielne konto sprawdzające
Są dwa główne powody, dla których chcesz to zrobić przed zatrudnieniem pracownika. Jednym jest ochrona przed oszustwami. Niezmiennie twoi pracownicy będą uzyskiwać ten numer, a ograniczenie kwoty, która jest na koncie, ogranicza potencjalne szkody. Oszustwa bankowe, oszustwa elektroniczne i kontrolne rosną. Kosztem oddzielnego konta jest tanie ubezpieczenie.
Drugim powodem jest oddzielenie podatków od wynagrodzeń. Utrzymywanie aktualnych podatków od wynagrodzeń to najważniejsza rzecz, jaką możesz zrobić, aby zwiększyć swoje szanse na sukces biznesowy. IRS i państwo nie grają przyjemnie, zbierając te podatki. Ich kary są konfiskatą i będą próbowały odebrać je od ciebie osobiście. Najłatwiej jest oddzielić podatki od wynagrodzeń z każdym listą płac na oddzielne konto.
Poznaj swoje wymagania dotyczące składania pensji
Tutaj możesz szczegółowo zapoznać się z wymaganiami dotyczącymi IRS, ale większość właścicieli firm należy do kategorii miesięcznych płatności, kwartalnych plików. Urząd skarbowy pobiera również federalny podatek od bezrobocia (FUTA), który jest zasadniczo wymagalny co kwartał i zgłaszany corocznie.
Wreszcie, formularze W2 muszą zostać przekazane pracownikom do 31 stycznia następnego roku i złożone do Administracji Ubezpieczeń Społecznych do końca lutego. Dobrym pomysłem jest pogodzenie informacji, które wysłałeś do IRS przez cały rok z W2 wysłanymi do SSA, ponieważ IRS to zrobi. Zwykle nie robią tego przez rok, więc ocal sobie paskudną niespodziankę.
Wszystkie płatności federalne muszą być dokonywane w systemie elektronicznego podatku federalnego (EFTPS), a Ty musisz się zarejestrować, więc nie czekaj, aż płatność będzie należna. Państwa generalnie mają swoje własne potrącanie podatku dochodowego oraz podatek od pracy. Dodatkowo niektóre miasta pobierają podatek dochodowy. Upewnij się, że sprawdziłeś wszystkie wymagania stanowe i lokalne. Oto dobre miejsce na rozpoczęcie.
Wszystko to brzmi trochę przytłaczająco? Zgadzam się. Dlatego około 60 procent właścicieli małych firm zleca na zewnątrz przetwarzanie listy płac. Jest to znacznie tańsze niż spłacanie późnych kar.
Kompensacja pracowników
Jest to zależne od stanu, ale można bezpiecznie założyć, że jeśli masz już pracowników (w tym członków rodziny) lub zatrudnisz pracownika, potrzebujesz wynagrodzenia pracownika. Systemy odszkodowań pracowniczych są tworzone w celu pokrycia kosztów leczenia i odszkodowań dla pracowników poszkodowanych w miejscu pracy. Znowu zmienia się w zależności od stanu, ale jeśli nie masz odszkodowania pracownika, podlega grzywnie przez państwo, nawet jeśli nikt nie został ranny. Oto lista stron internetowych każdego państwa na temat odszkodowań dla pracowników.
Utwórz pakiet New Hire
Chociaż możesz zatrudnić tylko jednego lub dwóch pracowników rocznie, posiadanie dokumentów w jednym miejscu zapewni, że niczego nie przeoczysz, kiedy to zrobisz.
Dla każdego pracownika musisz mieć formularz IRS W-4 i formularz UCIS I-9. Opcjonalne pozycje, które będą różnić się w zależności od pracodawcy, obejmują: Wniosek o zatrudnienie (patrz poniżej), List oferty (patrz poniżej), Wydanie w ramach kontroli w tle (patrz poniżej), Zatwierdzenie testu lekowego (patrz poniżej), Zatwierdzenie podręcznika pracownika, Formularze rejestracyjne świadczeń (np. Ubezpieczenie, 401k), formularz autoryzacji depozytu bezpośredniego, umowa o wyposaŜeniu spółki.
Czy Twoja firma ma już pracowników? Następnie zapoznaj się z tymi pomocnymi wskazówkami:
Kiedy zatrudnić
Większość właścicieli małych firm, z którymi miałem do czynienia, nie zatrudnia pracowników z planem.
Podobnie jak masz plan marketingowy lub plan finansowy, właściciel firmy powinien mieć co najmniej podstawowy plan zatrudnienia lub zatrudnienia. Zacznij od podstawowej struktury organizacyjnej dla istniejącego zespołu (nawet jeśli to tylko cztery osoby). Określ, gdzie będziesz potrzebował dodawać osoby w ciągu najbliższych dwóch lat w oparciu o ogólny biznesplan i dodaj je do tabeli organizacyjnej jako "oczekujące". Połącz oczekujące oferty z wyzwalaczem, na przykład liczbą klientów lub przychodami. To sprawia, że decyzja jest racjonalna, a nie tylko reakcyjna na tymczasowe wydarzenia.
Kogo zatrudnić
Jestem wielkim zwolennikiem książki "Who" Geoffa Smarta i Randy Street. Zanim rozważysz zatrudnienie pracownika, musisz zdecydować, kto go potrzebuje.
Smart i Street sugerują napisanie karty wyników na stanowisko, które szczegółowo opisuje misję pracownika, jego wyniki i umiejętności niezbędne do osiągnięcia. Jest to krok krytyczny, który nie powinien być pomijany. Zatrudnianie niewłaściwej osoby jest gorsze niż nie zatrudnianie w ogóle. Smart and Street to także znakomity proces wywiadu, który zapewni niezmiennie lepsze wyniki.
Podanie o zatrudnienie
Użyj aplikacji dla wszystkich. Dotyczy to również obecnych pracowników, którzy mogą się ubiegać. Spójna dokumentacja zapobiegnie problemom z dyskryminacją.
W idealnym przypadku aplikacja będzie zawierała wersje do wyszukiwania w tle, ale firmy zewnętrzne sprawdzające tło często wymagają własnych formularzy. Jest kilka pytań, których nie możesz zadać, dlatego najlepiej jest skorzystać z formularza, który został sprawdzony przez osobę z doświadczeniem HR w Twoim stanie. Kliknij tutaj, aby zobaczyć przykładowe formularze. Jeśli Twoja branża lub sytuacja jest nietypowa, skomplikowana lub chcesz uzyskać dodatkową pewność, skontaktuj się z lokalnym prawnikiem.
Kontrole w tle
Małe firmy zazwyczaj nie sprawdzają swoich pracowników, chyba że muszą, tak jak firma transportowa. Kontrole w tle są jednak niedrogie.
Mieliśmy skazanego przestępcę i akceptujemy pracę oczekującą na sprawdzenie. Zrezygnowała, zanim wyniki wróciły. Nie miałem pojęcia, co dzieje się w jej głowie, ale uratowało nam to wiele bólu.
Nie jest złym pomysłem uczynienie z twojej polityki regularnego sprawdzania danych, tak jak każdego roku dla wszystkich pracowników.
Referencje
Jeśli poprosisz o nie na wniosku przy zatrudnianiu pracownika, sprawdź je. Wielu właścicieli zakłada, że wnioskodawca nie odłożyłby niewłaściwego odniesienia i generalnie mają rację. Ale czasami tak się dzieje i pozwala ci potwierdzić, czy mają umiejętności, które zidentyfikowałeś w rozwoju karty wyników.
Referencje mogą również ujawnić rzeczy nieuwzględnione w rozmowie kwalifikacyjnej.
Testowanie narkotyków
Wielu właścicieli prowadzi politykę testowania leków dla wnioskodawców i obecnych pracowników ze względów bezpieczeństwa. Ale ogólnie nie jest to zła polityka.
Ponownie kluczem jest konsekwentne stosowanie polityki. Ogólnie rzecz biorąc, najlepiej uwzględniać wszystkich, aby nie dochodzić roszczeń dotyczących dyskryminacji. Chociaż może wydawać się oczywiste, musisz trzymać się swojej polityki. Bez wyjątków!
Niektórzy właściciele firm nie lubią posiadania zasad, stwierdzając, że "jest to mała firma, a zasady nie są konieczne". W końcu postawisz się w złej sytuacji. Posiadanie polityki sprawia, że decyzja jest prosta.
Testowanie umiejętności
Zidentyfikowałeś wymagane umiejętności za pomocą karty wyników. Przeprowadziłeś wywiad z kandydatem i ich referencjami. Wygląda na to, że wnioskodawca ma właściwe rzeczy.
Odejdź od równania: sprawdź umiejętności, które potrafisz. Istnieje wiele źródeł internetowych, które niedrogo oceniają umiejętności kandydata, od oprogramowania po umiejętności telefoniczne i obsługę klienta. Jeśli jest to umiejętność techniczna, rozważ certyfikację strony trzeciej. Wiele organizacji oferuje swoim członkom certyfikaty (księgowość, asystent administracyjny) lub sprawdzenie w lokalnej szkole zawodowej.
Jeśli kandydat jest na planie, ale brakuje mu certyfikatu, zatrudnij go na okres próbny, aby dać im czas na jego uzyskanie.
List oferty
Zwykle jest to prosta rzecz, ale może uratować bóle głowy w dół drogi. Właściwy list polecający powinien zawierać opis stanowiska, datę rozpoczęcia, stawkę wynagrodzenia, świadczenia i status zatrudnienia. Uwzględnij, jeśli pracownik jest uważany za "do woli", jeśli przepisy te obowiązują w Twoim stanie.
Nie ma potrzeby wymieniania wszystkich świadczeń pracowniczych, należy raczej odnieść się do podręcznika pracownika (i upewnić się, że podpisują oddzielne potwierdzenie, że je otrzymali i przeczytali). Generalnie większość właścicieli małych firm ma pracowników "w potrzebie" i nie ma zagwarantowanego okresu zatrudnienia.
Wymagaj od pracownika, aby podpisał list z ofertą, pozytywnie akceptując warunki zawarte w liście. Na koniec, jeśli nie masz pewności, co chcesz dołączyć do listu ofertowego, skonsultuj się z lokalnym prawnikiem, który ma doświadczenie w sprawach dotyczących zatrudnienia.
Kultura
Często pomijane przez właścicieli małych firm jest to, czy kandydat pasuje do kultury Twojej firmy.
Widziałem wielu pracowników, którzy pasowali do wszystkich niezbędnych umiejętności i doświadczenia na karcie wyników, która się nie sprawdziła, ponieważ nie mogli pracować z istniejącym zespołem. Jednym z najlepszych narzędzi, jakie znalazłem, jest Indeks Kolbe. Mierzy to myślenie konatywne (tj. Twoją reakcję jelitową).
Osobiście uważam, że nieocenione jest to, czy ktoś nadaje się do danej pozycji, czy też pomaga wszystkim lepiej komunikować się i współpracować. Samemu dokonaj oceny i sprawdź, czy nie ujawnia ona czegoś interesującego.
Nowe zgłoszenie wypożyczalni
Wszyscy pracodawcy są zobowiązani do zgłaszania nowych pracowników do stanu nie później niż 20 dni od zatrudnienia pracownika.
Opcjonalne raportowanie obejmuje weryfikację numeru ubezpieczenia społecznego w Administracji zabezpieczenia społecznego. Zasadniczo, jeśli SSA nie może dopasować numeru ubezpieczenia społecznego do nazwiska, wyślą ci list z prośbą o weryfikację. Nie ma kary za to dla pracodawcy. To tylko kłopot.
Innym opcjonalnym programem jest weryfikacja informacji zebranych na formularzu I-9 drogą elektroniczną z amerykańskimi klientami i imigracją. Program ten, zwany e-Verify, jest dobrowolny od 2015 roku.
Wynajęcie fotografii za pośrednictwem Shutterstock
4 Komentarze ▼
