Sekretarze wyższego szczebla są zwykle zatrudnieni w biurach i wykonują kluczowe obowiązki administracyjne, aby zapewnić codzienną efektywność procesów biznesowych. Starszy sekretarz może pracować pod jednym lub więcej kierownictwem i oczekuje się, że będzie prowadzić dokładną ewidencję wszystkich kluczowych korespondencji w firmie. Sekretarze wyższego szczebla są zatrudnieni w wielu różnych przedsiębiorstwach w sektorze publicznym i prywatnym.
Rola wsparcia
Podstawową rolą sekretarza seniora jest zwalnianie czasu dla jego przełożonych poprzez wykonywanie kluczowych obowiązków administracyjnych. Sekretarze wyższego szczebla odgrywają kluczową rolę w zapewnieniu, że komunikacja jest dostarczana do wymaganych stron w sposób dokładny i terminowy. Starszy sekretarz zazwyczaj dyktuje notatki od kierownictwa wyższego szczebla, wpisuje notatki w formie listu lub raportu i przekazuje informacje do zamierzonych odbiorców, jak wskazano na stronie internetowej Champaign County. Starszy sekretarz powinien zatem posiadać solidną znajomość zasad gramatycznych i interpunkcji oraz posiadać umiejętność posługiwania się podstawowymi aplikacjami biurowymi do renderowania danych statystycznych lub korzystania z szablonów listowych. Oczekuje się również od starszego sekretarza prowadzenia dokładnego harmonogramu spotkań dla jej przełożonego i potwierdzania ustaleń dotyczących spotkań biznesowych ze wszystkimi oczekiwanymi uczestnikami. Może ona również być odpowiedzialna za organizowanie podróży i rezerwacji zakwaterowania na konferencje poza terenem zakładu.
Rola komunikacji
Starszy sekretarz będzie czasem poproszony o koordynowanie i nadzorowanie kluczowych zadań przydzielonych personelowi biurowemu, aby zapewnić ich sprawne i terminowe wykonanie. Oczekuje się również, że sekretarze wyższego szczebla będą szkolić nowych pracowników i przekwalifikowywać istniejący personel, gdy zostaną zmienione wszelkie zmiany w normalnej praktyce biznesowej. Starszy sekretarz może również wykonywać połączenia telefoniczne ze źródeł wewnętrznych i zewnętrznych, przekazywać wiadomości między departamentami i rozmowy z ekranu wykonywane przez menedżerów, aby zapewnić zapisanie wszystkich istotnych informacji. Może również zostać poproszona o zadawanie pytań o odwiedzających witrynę w recepcji, jak opisano na stronie internetowej Total Jobs.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingDodatkowe obowiązki
Starszy sekretarz może również uczestniczyć w posiedzeniach na minutę i zazwyczaj ma obowiązek dokładnego wypełniania korespondencji ze źródeł wewnętrznych i zewnętrznych. Starszy sekretarz odpowiada również za monitorowanie kluczowych materiałów biurowych i składanie nowych zamówień w celu ich uzupełnienia. Może również pomagać w przygotowywaniu i przetwarzaniu szacunków budżetowych oraz faktur sprzedaży i często pomaga w administrowaniu płacami. Sekretarz generalny często przeprowadza badania i generuje raporty na temat poziomów wydajności biznesowej, wielkości sprzedaży i kosztów zakupu, jak opisano na stronie internetowej Monterey County.
