16 sposobów Wirtualna usługa telefoniczna może pomóc Twojej firmie

Podczas uruchamiania małej firmy jest mało prawdopodobne, abyś myślał ciężko o skonfigurowaniu systemu telefonicznego, jeśli w ogóle o tym myślałeś.

Nie jesteś sam w tym: na podstawie 25-listowych list kontrolnych, które przeglądaliśmy podczas przeglądania tego artykułu, tylko jeden z wymienionych systemów telefonicznych był zdecydowanie mniejszy pod względem priorytetu.

To nie jest zaskakujące. Ponad trzy czwarte małych firm, które rozpoczęły działalność w 2013 r., Miało cztery lub mniej osób. Przy tak niewielkim zespole korzystanie z poszczególnych telefonów komórkowych ma sens.

$config[code] not found

Jednak wraz z rozwojem tych firm, zarówno pod względem pracowników, jak i klientów, pojawia się zapotrzebowanie na bardziej wyrafinowany, a jednocześnie niedrogi system telefoniczny. W końcu nie chciałbyś przegapić nawet jednego połączenia, prawda?

I to właśnie w tym systemie wirtualnego telefonu pojawia się obraz.

Co to jest usługa Virtual Phone Service?

Od dziesięcioleci systemy telefonów biznesowych oferują więcej niż telefon na każdym biurku. Począwszy od poczty głosowej po routing połączeń, przekazywanie połączeń i połączenia konferencyjne, nowoczesne systemy telefoniczne zmieniły sposób, w jaki firmy komunikują się ze swoimi klientami, partnerami i we własnych murach.

Dla wielu małych firm cena wewnętrznego systemu telefonicznego była jednak wygórowana. Oprócz samego sprzętu (w tym telefonów) koszty zarządzania, rozwiązywania problemów i utrzymywania systemu były wysokie.

Pod koniec lat 90. pojawiło się jednak nowe rozwiązanie: wirtualne usługi telefoniczne. Podobnie jak aplikacje internetowe używane w chmurze, dzięki tym usługom małe firmy mogą uzyskać więcej funkcji za mniejsze pieniądze, ponosząc koszty sprzętu, zarządzania i konserwacji oraz rozpowszechniając je w wielu firmach. Ponadto firmy korzystające z wirtualnych usług telefonicznych mogą korzystać z istniejących urządzeń telefonicznych podłączonych do ściany lub telefonu komórkowego.

Wynik? Małe firmy miały teraz dostęp do solidnych usług telefonicznych za znacznie niższą cenę.

16 sposobów Wirtualna usługa telefoniczna może pomóc Twojej firmie

Od kiedy zostały wprowadzone, wirtualne usługi telefoniczne nieustannie rozwijały swoją ofertę usług. Aby lepiej zrozumieć zakres dostępnych funkcji, zapoznaj się z najczęstszymi i niezbyt częstymi funkcjami poniżej.

Wspólne cechy usługi Virtual Phone Service

Oto przykład najpopularniejszych funkcji oferowanych przez usługi telefonii wirtualnej:

Numery telefoniczne - Reklamuj jeden główny numer lub twórz dowolną liczbę lokalnych numerów szybkiego wybierania i próżności 800 (ostrzeżenie: więcej liczb może oznaczać wyższy koszt). Możesz zazwyczaj ustawić identyfikator dzwoniącego, którego chcesz użyć, aby osoba, do której dzwonisz, zobaczy nazwę Twojej firmy.
Wirtualne recepcjonistki i menu samoobsługowe - Pozdrowj rozmówców z profesjonalnym powitaniem, a następnie wyślij je po drodze lub zaoferuj menu z opcjami obejmującymi katalog rozszerzenia, a także lokalizację i godziny pracy.
Trzymaj muzykę - Możesz nawet wybrać własną!
Routing połączeń - Pomóż swojemu rozmówcy dotrzeć do właściwej osoby dzięki regułom automatyzacji, które możesz zmieniać w locie. Określ, kto otrzyma połączenie za pomocą funkcji, takich jak kolejki grupowe i równoczesne dzwonienie, i odbieraj połączenia w drodze dzięki funkcjom "follow-me", które przesyłają wszystkie połączenia na urządzenie mobilne. Możesz nawet skonfigurować reguły screeningu, aby ważne połączenia były wysyłane do Ciebie, podczas gdy mniej ważne połączenia są wysyłane na pocztę głosową.
Inne funkcje telefonu - Większość wirtualnych usług telefonicznych oferuje transfer połączeń, parkowanie połączeń, identyfikację dzwoniącego, połączenia oczekujące i nie przeszkadzać. Niektórzy nawet ogłaszają dzwoniącego (tj. Proszą rozmówcę o wypowiadanie swojego nazwiska, nagrywają to, a następnie odtwarzają je dla ciebie przed zaakceptowaniem połączenia) i blokują połączenie.
Kliknij by zadzwonić - Pozwól klientom dzwonić do Ciebie, klikając przycisk strony internetowej.
Połączenia konferencyjne - To jest jak strona internetowa, w której wykonuje się pracę.
Faksy - Odbieranie faksów i dostarczanie ich pocztą e-mail.
Poczta głosowa - Myśl większa niż prosta możliwość odbierania poczty głosowej. Wiele wirtualnych usług telefonicznych przesyła nagrania wiadomości głosowych na twój adres e-mail, gdzie możesz je natychmiast odtworzyć.
Zarządzanie kontem - Zmień, zarządzaj i monitoruj swój system telefoniczny za pomocą łatwego w użyciu pulpitu nawigacyjnego online. Brak kompleksowych systemów do zarządzania i sprzętu, z którymi można sobie poradzić.

Niezbyt częste funkcje usługi Virtual Phone Service

Obsługa na żywo - Nic nie jest lepsze niż posiadanie żywej osoby na telefon służbowy. Niektóre usługi wirtualnego telefonu umożliwiają zaoferowanie tego doświadczenia bez konieczności zatrudniania recepcjonistki.
Transkrypcje poczty głosowej - Nagrywanie każdej wiadomości głosowej dostarczonej za pośrednictwem poczty e-mail jest miłe, jednak nie można jej słuchać podczas spotkania. Wtedy przydaje się transkrybowana poczta głosowa, twoja wiadomość w tekście.
Odwróć połączenie - Musisz wyjść z biura, gdy jesteś w trakcie rozmowy? Klapka połączeń umożliwia przeniesienie połączenia na urządzenie mobilne, dzięki czemu możesz rozmawiać w dowolnym miejscu.
Konferencje internetowe i wideo - Niektóre usługi telefonii wirtualnej oferują możliwość hostowania sieci i wideokonferencji w miarę potrzeb.
Integracja - Integracja usługi telefonii wirtualnej z często używanymi aplikacjami pozwala skonfigurować wydajne procesy. Na przykład za pomocą RingCentral można wysyłać faksy przychodzące do określonych folderów skrzynek i włączać opcję "kliknij, aby połączyć" z poziomu rozwiązania obsługi klienta Zendesk.
Nagranie rozmowy - Jeśli chcesz nagrać rozmowę, z usług prawnych lub szkoleniowych niektóre usługi telefonii wirtualnej oferują tę funkcję.

Decyzja Voice-over-IP (VoIP)

Wirtualne usługi telefoniczne mogą być oferowane na jeden z dwóch sposobów:

Tradycyjna usługa telefoniczna z wykorzystaniem centrali PBX (prywatnej centrali telefonicznej), która wykorzystuje te same linie, z których korzystają telefony domowe i komórkowe; lub
VOIP, metoda, która kieruje rozmowy przez Internet.

Podczas gdy VoIP jest często tańszy, przed wyborem usługi wirtualnego telefonu, która wykorzystuje to podejście, należy rozważyć dwa ważne fakty:

Niezawodność - VoIP wymaga stałego i mocnego połączenia z Internetem. Jeśli to nie będzie dostępne, będziesz szukał zniekształconych i odrzuconych połączeń.
Służby ratunkowe - Usługi alarmowe są w pełni zintegrowane z tradycyjnymi usługami telefonicznymi, które korzystają z PBX, ale nie z usługami VOIP. Oznacza to, że usługi takie jak 911 nie mogą śledzić połączeń VoIP, poważne ograniczenie, jeśli kiedykolwiek będziesz miał kłopoty. Chociaż problem ten jest rozwiązywany, nadal stanowi poważny problem.

Lista wirtualnych usług telefonicznych

Aby pomóc Ci znaleźć usługę telefonii wirtualnej, która pasuje do Twoich wymagań i budżetu, przygotowaliśmy listę poniżej, aby zacząć.

Uwaga: funkcje i ceny różnią się znacznie w zależności od usług, dlatego warto przeprowadzić badania.

8×8
AccessDirect
aircall
Telefony Sojuszu
American Voice Mail
Broadvoice
eVoice
Freedom800
FreedomVoice
Konik polny
Haloo
Jive
Kall8
Linia 2
MightyCall
Nextiva
Jedno pudło
Onsip
Ooma
com
Budka telefoniczna
RingCentral
Sonetel
współ
Sprzęt
Talkroute
Telzio
UniTel Voice
VirtualPBX
VoiceNation
VoiceShot
VOIPstudio
Vonage
Vonjour
WorkEasy
Zaplee

Wniosek

W pewnym momencie wielu właścicieli małych firm będzie rozważało skorzystanie z wirtualnej usługi telefonicznej.

Nie zawsze wielkość firmy napędza poszukiwanie rozwiązania, ale wygodę i umiejętność "wyglądaj jak większy biznes", którą zapewniają te rozwiązania.

Zanim zaczniesz szukać, zapoznaj się z funkcjami wymienionymi powyżej, a następnie skorzystaj z listy wirtualnych usług telefonicznych, aby rozpocząć wyszukiwanie.

Bizneswoman na telefonie Zdjęcie przez Shutterstock

3 komentarzy ▼