Jeśli jesteś jak inni właściciele małych firm, prawdopodobnie spędziłeś coraz więcej czasu na spotkaniach online w ostatnich latach. Są jednak trudne sytuacje związane z tego typu spotkaniami, w przeciwieństwie do spotkania w starej szkole, które odbywa się wokół stołu konferencyjnego lub w biurze klienta, co warto zapamiętać. Aby zapewnić uprzejmość wszystkim pozostałym uczestnikom spotkania, oto 50 wskazówek dotyczących etykiety spotkań biznesowych online.
$config[code] not foundWskazówki dotyczące etykiet spotkań biznesowych online
Zaplanuj tylko niezbędne spotkania
Pierwszą zasadą spotkań, nawet internetowych, jest to, że powinny służyć konkretnemu celowi. Jeśli jest to coś, co możesz po prostu wysłać w szybkim e-mailu lub rozwiązać w inny, mniej czasochłonny sposób, nie pozwól, by zespół spędził czas siedząc na całym spotkaniu.
Zaproś zasadniczych ludzi
Podobnie, twoje spotkanie powinno obejmować tylko tych, którzy są istotni w rozmowie. Jeśli zaprosisz kogoś, do kogo ta informacja nie jest prawdziwa, po prostu stracisz czas.
Nie zapraszaj niezapowiedzianych gości
Powinieneś również wyjaśnić wszystkim uczestnikom, którzy wszyscy są na liście gości. Nie chcesz, aby ktokolwiek był zaskoczony, gdy spotkanie się rozpocznie.
Zapytaj ludzi o planowanie
W przypadku spotkań online dobrym pomysłem może być zwrócenie się do ważnych uczestników o czasy, które będą dla nich skuteczne, a nie tylko planowanie, a następnie zapraszanie ludzi.
Wyślij oficjalny zaproszenie
Po wybraniu godziny i daty możesz wysłać oficjalne zaproszenie do programu takiego jak Kalendarz Google, aby umożliwić łatwy sposób zarezerwowania tego konkretnego czasu.
Potwierdź, jeśli jest to konieczne
Jeśli zaplanowałeś spotkanie z dużym wyprzedzeniem, możesz również szybko potwierdzić spotkanie z osobami, z którymi się spotykasz, o dzień wcześniej, aby się upewnić.
Wyślij określony program
Przed spotkaniem, przynajmniej kilka dni do tygodnia przed, jeśli to możliwe, wyślij agendę wszystkim uczestnikom, wyszczególniając, co będzie obejmować spotkanie.
Zaproponuj ustalony harmonogram
Powinieneś również uwzględnić czasy w porządku obrad, aby uczestnicy mogli zaplanować resztę swojego dnia.
Niech ludzie wiedzą, czego się spodziewać
Jeśli potrzebujesz, aby ludzie mieli dostęp do dokumentów lub innych materiałów dostępnych podczas spotkania, czy jest to ważny dokument, czy też dane kontaktowe klienta, należy to wcześniej wyjaśnić.
Upewnij się, że każdy może uzyskać dostęp do sal konferencyjnych online
Jeśli organizujesz wirtualne spotkanie, dobrze jest wcześniej skontaktować się z każdym, aby mieć pewność, że mają dostęp do programu, którego chcesz użyć. Daj im znać z dużą ilością czasu na wypadek, gdyby musieli pobrać aplikację, aby wziąć udział w spotkaniu.
Zrób test wcześniej
Dobrym pomysłem jest także wcześniejsze przetestowanie aplikacji lub programu spotkania, aby upewnić się, że spotkanie przebiegnie bezproblemowo.
Posiadać odpowiednią nazwę użytkownika i zdjęcie
Jeśli korzystasz z programu takiego jak Skype dla spotkań, upewnij się, że nazwa użytkownika i zdjęcie są odpowiednie do profesjonalnych spotkań.
Potwierdź strefy czasowe
W przypadku wirtualnych spotkań musisz również jasno określać strefę czasową podczas planowania. Nie zakładaj, że nowe kontakty znajdują się w Twojej strefie czasowej.
Pokaż na czas
Niezależnie od tego, czy prowadzisz spotkanie, czy tylko uczestniczysz jako gość, musisz się pojawić na czas. Realistycznie rzecz biorąc, powinieneś być trochę za wcześnie, aby być bezpiecznym.
Zadzwoń, jeśli masz konflikt
Jeśli masz awarię lub konflikt, który sprawi, że przegapisz spotkanie lub się spóźnisz, musisz powiadomić o tym gospodarza lub uczestników tak szybko, jak to możliwe. Jeśli twój konflikt powstaje w dniu spotkania, prawdopodobnie oznacza to, że musisz zadzwonić do tej osoby, aby mieć pewność, że dostanie wiadomość.
Zaczekaj, aż wszyscy się pojawią
Gdy już wybierzesz lub wejdziesz do swojej sali konferencyjnej online, witaj ludzi, gdy się pojawią, ale poczekaj, aż wszyscy, których znasz, będą naprawdę aktywni.
Wybierz spokojną lokalizację
Mimo że możesz mieć spotkania online z dowolnego miejsca, najlepiej wybrać gdzieś cicho, gdzie nie będzie dużo zakłóceń lub hałasu.
Ustal wolumeny od razu
Gdy wszyscy pojawią się na konferencji online, niech wszyscy się przywitają, aby przetestować głośność, aby w razie potrzeby móc wprowadzić poprawki.
Ubierz się odpowiednio
Jeśli bierzesz udział w konferencji wideo, musisz wziąć pod uwagę swój wygląd. Może nie być tak ważne, jak w przypadku osobistych spotkań. Ale nadal musisz wyglądać profesjonalnie.
Przedstaw się
Jeśli zaprosiłeś osoby, które mogą nie znać się na internetowe spotkanie, upewnij się, że zapoznasz się z nimi osobiście lub że możesz przedstawić się na początku spotkania.
Zapamiętaj nazwy
Niezależnie od tego, czy spotykasz kogoś po raz pierwszy, czy po raz siódmy, pamiętasz nazwiska i faktycznie używasz ich, gdy witasz ludzi, może przejść długą drogę.
Pozostań na temat
Podczas spotkania możesz od czasu do czasu oderwać się od rozmów. Ale upewnij się, że zawsze prowadzisz rozmowę z powrotem do głównego celu i obserwujesz zegar, dzięki czemu możesz być uprzejmy dla wszystkich.
Mówić głośno
Kiedy mówisz podczas spotkania, pamiętaj, aby głosić i mówić wystarczająco głośno, aby wszyscy cię usłyszeli.
Nie przerywaj innych
A kiedy inni mówią, zawsze pozwólcie im skończyć, zanim zaproponujecie własną myśl.
Unikaj mówienia od razu
Gdy pytanie jest zadawane całej grupie, możesz uniknąć niezręcznych przerw, czekając sekundę, aby wypowiedzieć. Jeśli inni robią to od razu, poczekaj na swoją kolej. Jeśli nikt się nie odezwie, możesz iść.
Zapytaj przed dzieleniem długich przemyśleń
Jeśli masz długi pomysł lub pomysł na podzielenie się, spytaj, czy możesz to zrobić wcześniej, na wypadek, gdybyś miał mało czasu. Zawsze możesz zaokrąglić to w wiadomości e-mail później lub udostępnić na innym spotkaniu.
Wycisz gdy nie mówisz
Aby uniknąć szumów tła, które stają się rozproszeniem dla innych, po prostu wycisz się, gdy nie mówisz przez dłuższy czas.
Słuchaj uważnie
Także podczas gdy inni mówią, upewnij się, że słuchasz. Nie chcesz czegoś przegapić, a potem o tym później.
Pokaż, że słuchasz
Powinieneś także pokazać ludziom, że słuchasz ich, gdy rozmawiają, jeśli jesteś na konferencji wideo. Nie chowaj głowy w swoich notatkach. Spójrz na nie i ćwicz aktywne słuchanie.
Użyj opieki z humorem
Jeśli czujesz potrzebę korzystania z humoru podczas spotkań, upewnij się, że jest to odpowiednie dla Twoich odbiorców. Jest to znacznie łatwiejsze, gdy rozmawiasz z bliskimi członkami zespołu. Zachowaj jednak ostrożność podczas spotkań z klientami lub osobami, których nie znasz dobrze.
Dostarcz kopie niezbędnych dokumentów
Jeśli odwołasz się do ważnych dokumentów podczas spotkania, wyślij je uczestnikom spotkania przed lub w trakcie ich trwania, aby mogli je otrzymać w celach informacyjnych.
Przygotuj materiały prezentacyjne
A jeśli potrzebujesz jakiegoś sprzętu do prezentacji, upewnij się, że wszystko jest w porządku, więc nie marnuj czasu, próbując go uruchomić.
Poznaj swoją publiczność
Przygotowując prezentację lub inne elementy porządku obrad, ważne jest również, aby wziąć pod uwagę swoich odbiorców i specjalnie je zaspokajać. Nie marnuj czasu ludzi na boje, które nie są istotne. I nie używaj tonów ani tematów, które raczej nie przemówią do osób, z którymi się spotykasz.
Odłóż telefon
Powinieneś również trzymać telefon w ciszy podczas spotkań, aby nie przeszkadzał.
Unikaj Nerwowych Nawyków
W niektórych przypadkach jest naturalne, aby uczestnicy spotkania ćwiczyli nerwowe nawyki, takie jak klikanie długopisem lub guma do żucia. Ale świadomie staraj się unikać tych podczas profesjonalnych spotkań.
Nie jedz podczas rozmowy
Powinieneś także unikać jedzenia podczas spotkań online. Więc wcześniej zrób przekąskę.I tylko popijaj wodę, gdy przychodzi czyjaś kolej, aby porozmawiać, jeśli to konieczne.
Miej ustalony czas na pytania
Dobrym pomysłem jest również ustalenie czasu, w którym ludzie będą zadawać pytania, jeśli prowadzisz spotkanie. A jeśli bierzesz udział, pamiętaj, aby znaleźć tę możliwość w porządku obrad, aby wiedzieć, kiedy przywołać punkty.
Nie dominuj w sekcji Pytania
Kiedy ta sekcja pytań się pojawi, możesz zadać jedno lub dwa pytania. Ale nie dominuj w rozmowie. Daj także innym szansę.
Zaproponuj kredyt na pomysły
Jeśli wychowujesz cokolwiek podczas spotkania, które nie było początkowo Twoim pomysłem, upewnij się, że przyznasz kredytodawcy. Jeśli nie, ludzie po prostu zakładają, że to był twój pomysł.
Omów osobiste sprawy po spotkaniu
Jeśli cokolwiek pojawi się podczas spotkania grupowego, które naprawdę dotyczy tylko Ciebie i jednej osoby, poświęć czas na omówienie go później zamiast zajmowania się czasem innych.
Nie dzwonić do ludzi
Czasami możesz też spotkać się z sytuacjami, w których członek Twojego zespołu popełnia błąd, który negatywnie wpływa na twoje spotkanie. Ale nie używaj czasu na spotkanie, aby je wykładać. Zadzwoń później na prywatne spotkanie z tą osobą, aby omówić ją w razie potrzeby.
Zachowaj spokój
I bez względu na to, z kim masz do czynienia, nie trać temperamentu podczas spotkania.
Dawaj przerwy na długie spotkania
Jeśli organizujesz spotkanie, które potrwa kilka godzin lub dłużej, dołącz do harmonogramu zaplanowane przerwy, aby ludzie mogli pobrać coś do jedzenia, sprawdzić swoje telefony i skorzystać z łazienki.
Koniec na czas
Podczas całego spotkania miej oko na zegar, abyś mógł zakończyć spotkanie, kiedy powiedziałeś, że chcesz.
Daj ludziom szansę na opuszczenie
Jeśli przez przypadek nie dostałeś szansy na przedyskutowanie wszystkiego, co chciałeś w wyznaczonym czasie, możesz zapytać ludzi, czy chcieliby zostać i zakończyć spotkanie. Ale daj ludziom szansę na opuszczenie na czas, jeśli mają wcześniejsze zobowiązania.
Dziękujemy wszystkim za udział
Jeśli zadzwoniłeś na spotkanie, pamiętaj, by podziękować wszystkim uczestnikom, zanim odejdą.
Bądź świadomy innych języków i kultur
W niektórych przypadkach możesz również spotkać się z ludźmi z różnych środowisk i kultur. Pamiętaj więc o ich języku i obyczajach najlepiej jak potrafisz przed spotkaniem.
Kontynuuj za pomocą notatek
Po spotkaniu warto podzielić się notatkami lub przypomnieniami z innymi osobami za pośrednictwem poczty e-mail. Lub jeśli nie masz nic konkretnego do kontynuacji, wyślij notatkę z podziękowaniami.
Unikaj udostępniania informacji o spotkaniu innym osobom
Jeśli chodzi o spotkania, omawiane przedmioty powinny pozostać w grupie uczestników, chyba że jasno wytłumaczyłeś inaczej. Dlatego nie udostępniaj szczegółów innym osobom, które nie uczestniczyły w spotkaniu.
Uzupełnij wszelkie elementy akcji
Jeśli zgłosiłeś się na ochotnika do wypełnienia zadań po spotkaniu, upewnij się, że szybko podasz te informacje.
Konferencja wideo Zdjęcie za pośrednictwem Shutterstock
Więcej w: popularnych artykułach Komentarz ▼
