Funkcje sekretarki mogą obejmować różne obowiązki urzędnicze, takie jak odpowiadanie na telefony, pisanie na klawiaturze, składanie dokumentów, otwieranie poczty i sporządzanie kawy. Sekretarz, który służy jako asystent menedżera, ma podobne funkcje. Jednakże ten rodzaj sekretarza podlega bezpośrednio kierownikowi (w odróżnieniu od wszystkich pracowników firmy) i pomaga kierownikowi na różne sposoby, aby ułatwić mu pracę, a także utrzymać porządek w biurze.
$config[code] not foundFunkcje komunikacyjne
Jako sekretarka menedżera często będziesz pierwszą osobą kontaktową dla osób, które próbują skontaktować się z twoim szefem zarówno w firmie, jak i poza nią. W przeciwieństwie do recepcjonistki lub sekretarza generalnego, który odbierze telefon dla całego personelu, możesz odpowiadać za odbieranie połączeń przychodzących tylko dla swojego menedżera. Będziesz musiał sprawdzać połączenia, aby określić, czy możesz pomóc rozmówcy lub czy Twój szef jest dostępny, aby odebrać połączenie. Pomaganie kierownikowi obejmuje powitanie odwiedzających, którzy wchodzą do biura twojego kierownika i kierują nimi zgodnie z instrukcjami twojego menedżera. Sekretne funkcje dla twojego przełożonego mogą również obejmować łączenie się z innymi specjalistami w jej imieniu za pośrednictwem pisemnej korespondencji, wykonywania połączeń telefonicznych i wysyłania e-maili.
Funkcje organizacji
Menedżerowie oczekują zorganizowania swoich sekretarek. Będziesz odpowiedzialny za zapewnienie, że pliki biurowe są przechowywane w uporządkowany sposób, a wszelkie poufne dokumenty są umieszczane w bezpiecznym miejscu. Być może trzeba będzie sortować pocztę przychodzącą, aby określić, co jest przekazywane menedżerowi, złożone lub odrzucone. Asystowanie kierownikowi często obejmuje utrzymanie jego harmonogramu. Oczekuje, że będziesz śledzić jego spotkania, planować spotkania i planować podróż w razie potrzeby. Dodatkowe funkcje mogą obejmować organizowanie połączeń konferencyjnych i udział w spotkaniach, a także dostarczanie porządku obrad i sporządzanie protokołów.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingFunkcje kierownicze
Nawet jeśli jesteś sekretarzem kierownika, niektóre z twoich obowiązków mogą obejmować zarządzanie. Wspomaganie menedżera może czasami oznaczać samodzielne działanie jako menedżer. Twój szef może Ci zlecić nadzorowanie pewnych projektów, takich jak zarządzanie bazą danych czy tworzenie i aktualizowanie raportów. Jeśli w biurze są inni pracownicy biurowi, możesz być odpowiedzialny za zarządzanie nimi i przydzielanie codziennych zadań. Mogą zgłaszać się bezpośrednio do ciebie zamiast do swojego przełożonego, a Ty możesz służyć jako bezpośredni przełożony. Możesz również zostać wezwany do szkolenia innych pracowników, a nawet instruowania swojego przełożonego w takich sprawach, jak nauczenie ich obsługi urządzeń biurowych lub korzystania z pakietów oprogramowania.
