W 1917 r. Pierwszy Bankers Box® przejął księgowość biurową na głowie. Jak sama nazwa wskazuje, został zaprojektowany z myślą o bankierach do zarządzania dokumentami bankowymi. Wkrótce jednak został przyjęty przez wszelkiego rodzaju firmy do organizowania i archiwizowania nagrań.
$config[code] not foundSzybkie przewijanie do przodu przez 95 lat. Świat się zmienił, ale kilka rzeczy nie ma. Jedną z rzeczy, która się nie zmieniła, jest konieczność zarządzania dokumentami i zapisami w twojej firmie.
W rzeczywistości zarządzanie dokumentami stało się jeszcze większym problemem w naszym współczesnym świecie. Na przykład, spory sądowe są dzisiaj faktem w biznesie. Kwestie związane z postępowaniem sądowym podniosły wartość ante, jeśli chodzi o zatrzymywanie rekordów - ważne jest posiadanie solidnej polityki przechowywania i niszczenia rekordów oraz możliwość ich dokładnego odzyskania w razie potrzeby. I to tylko jeden przykład.
Jednak zbyt wiele firm albo nie ma dobrego rozwiązania do zarządzania dokumentami, a co za tym idzie - niepewności wynikającej z źle zorganizowanych zapisów - albo są one outsourcingiem z powodu wadliwej percepcji, to wielki ból w radzeniu sobie z rekordami w firmie.
I to jest godne pożałowania. Czemu? Ponieważ zarządzanie dokumentacją za pomocą wewnętrznego rozwiązania jest wykonalne i ma zalety - nie jest trudne, może zaoszczędzić pieniądze, jest wygodne, jest bezpieczniejsze i zapewnia porządek.
Zarządzanie własnymi dokumentami mieści się w zakresie możliwości małych i średnich przedsiębiorstw.
Firma Fellowes, uznana za zaangażowanie w innowacje w miejscu pracy, niedawno zbadała decydentów w małych i średnich przedsiębiorstwach zatrudniających od 1 do 1000 pracowników. Ankieta pokazuje zalety zarządzania rekordami wewnętrznymi w następujący sposób:
1) Oszczędzać pieniądze - 52% osób, które korzystają z wewnętrznego systemu zarządzania dokumentami, twierdzi, że zaoszczędziło im pieniądze / obcięło wydatki. Nie tylko to, 16% z nich twierdzi, że wewnętrzny system zarządzania dokumentami miał "zdecydowanie pozytywny wpływ" na wydatki operacyjne.
W rzeczywistości koszt jest kluczowym czynnikiem umożliwiającym przejście na rozwiązanie wewnętrzne. Niemal 65% osób przestawiających się na wewnętrzne rozwiązanie do zarządzania dokumentami twierdzi, że czynnikiem decydującym o kosztach było przechowywanie, kruszenie, wiązanie i laminowanie poza miejscem przechowywania.
Aby uzyskać szybkie migawki potencjalnych oszczędności firmy, wypróbuj Fellowes Savings Analyzer na stronie oszczędnościanalyzer.fellowes.com.
2) Nigdy więcej niespodziewanych i ukrytych kosztów Jednym z problemów, z którymi borykają się firmy korzystające z przechowywania i pobierania dokumentów poza siedzibą są nieoczekiwane opłaty, które mogą wpłynąć na ogólny koszt zarządzania dokumentami zewnętrznymi. Oprócz podstawowych opłat za przechowywanie i odzyskiwanie, są dodatkowe opłaty za dopłaty paliwowe, pudełka o rozmiarach nieparzystych, ponowny boks, pobieranie z pośpiechu, dostawa pośpiechu, dostawa przez osobę trzecią, minimalny czas przechowywania, opłaty manipulacyjne, opłaty za program, zniszczenie / zniszczenie archiwum, szczegółowe rozliczenia i opłaty za kopiowanie. Wewnętrzne rozwiązanie może zminimalizować lub wyeliminować wszystkie te koszty. Wykres pokazuje negatywny wpływ tylu opłat:
Kliknij, aby zobaczyć większy obraz wykresu
3) Czasy pobierania są szybsze - Czas to pieniądz w biznesie. Tylko 14% stwierdziło, że ich zewnętrzni dostawcy do zarządzania dokumentami pobierali dokumenty w tym samym dniu, co wymagane. Prawie jedna trzecia twierdzi, że odzyskiwanie rekordów zajmuje trzy dni lub więcej - czasem dłużej niż tydzień! Dzięki wewnętrznemu rozwiązaniu prędkość jest pod Twoją kontrolą.
4) Poprawia się efektywność i wygoda - Według ankiety 74% twierdzi, że zarządzanie dokumentami poza terenem zakładu nie miało żadnego wpływu ani nie miało negatywnego wpływu na wydajność.
Fellowes stworzył Analizator Oszczędności, aby obliczyć swój potencjał oszczędnościowy. Wykonanie kalkulatora zajmuje tylko 60 sekund - spróbuj i zobacz.
7 komentarzy ▼
