Istotny jest posiadanie sprawnego systemu archiwizacji w każdym biurze. Najlepszym sposobem na porządkowanie dokumentów biurowych jest posiadanie łatwego do zrozumienia systemu przechowywania dokumentów. Następnym razem, gdy potrzebujesz pliku, nie będziesz musiał przechodzić przez stosy dokumentów, mając nadzieję na znalezienie właściwego. Będziesz dokładnie wiedział, gdzie to jest.
Stwórz czas na reorganizację swojego zbioru lub uruchom nowy system; łatwiej jest skończyć wszystko na raz.
$config[code] not foundZachowaj dane wejściowe od osób, które korzystają z plików.
Uporządkuj alfabetycznie swoje pliki lub posortuj je według kategorii, nazw klientów lub dat.
Koloruj swoje pliki.
Oznacz każdy plik nazwą, która ma sens i łatwo go znaleźć. W twoim systemie nie powinno być żadnych "różnych" plików.
Przejrzyj swoje pliki i dokumenty przed umieszczeniem ich w nowym systemie i odrzuć niepotrzebne dokumenty.
Wskazówka
Jeśli nie masz pewności co do kategorii dla dokumentu, umieść go w pierwszej kategorii, o której myślisz przy rozpatrywaniu dokumentu lub uzyskaj poradę od innej osoby.
Jeśli w biurze znajduje się wiele archiwów, wszyscy powinni ustanowić ten sam rodzaj zbioru dokumentów.
Gdy masz nowy element do złożenia, utwórz plik od razu.
Posiadaj foldery i narzędzia do pisania dostępne w pobliżu Twojego systemu archiwizacji.
Zszywaj strony razem, zamiast używać spinaczy.
Ostrzeżenie
Nie duplikuj plików.
