Czy wiesz, że pracodawcy, którzy nie złożą wymaganych formularzy raportowania o stanie Affordable Care Act (Obamacare) w systemie IRS, mogą podlegać maksymalnej karom w wysokości 3 milionów USD? To wystarczy, aby utrzymać cię w nocy! I to tylko jeden wymóg prawny.
Pracodawcy napotykają obecnie na szeroki zakres obowiązków związanych z rejestrowaniem pracowników, ponieważ ta infografika z ComplyRight, firmy specjalizującej się w zwalnianiu właścicieli małych firm z obciążeń zgodności, wyjaśnia. A wymagania te wydają się rosnąć każdego roku.
$config[code] not foundObciążenia związane z dokumentami i rejestrem mogą być trudniejsze w przypadku małych firm, ponieważ mniejsze podmioty mają mniej pracowników do zarządzania funkcjami kadrowymi lub w ogóle nie mają dedykowanych zasobów kadrowych. Ale dobrą wiadomością jest to, że technologia może pomóc ci być na bieżąco z wymogami zgodności z przepisami jako pracodawca.
Oto niektóre wymagania dotyczące zapisywania pracowników, które mogą Cię zaskoczyć (lub zaszokować):
Oferty pracy
Kiedy pracodawcy zamieszczają ogłoszenia o nowych ofertach pracy, muszą zachować zapis przez rok zgodnie z Ustawą o dyskryminacji ze względu na wiek w zatrudnieniu (ADEA).
Wnioski o pracę
Pracodawcy objęci ustawą ADEA, ustawą o Amerykanach z niepełnosprawnościami (ADA) i / lub tytułem VII ustawy o prawach obywatelskich (tytuł VII) muszą przechowywać wszystkie wnioski o pracę w aktach przez co najmniej jeden rok. Ten wymóg roczny dotyczy również pracowników sezonowych i tymczasowych.
CV
Żądane życiorysy muszą być przechowywane w aktach przez jeden rok, za ADEA i ADA. Jednak nie ma wymogu zatrzymywania niechcianych życiorysów.
Termination Records
ADA i tytuł VII wymagają, aby wszystkie dokumenty dotyczące zakończenia wypowiedzenia były przechowywane przez okres jednego roku od daty wypowiedzenia przez pracownika.
Plany świadczeń
ADEA wymaga, aby plany świadczeń były przechowywane przez okres jednego roku po zakończeniu planu w ramach ADEA. Ponadto, Ustawa o systemie przechodzenia na emeryturę pracowniczą (ERISA) wymaga przechowywania zapisów planu świadczeń przez sześć lat.
Oceny wydajności
Ustawa Fair Standards Standards (FLSA) wymaga, aby oceny funkcjonowania były przechowywane przez dwa lata.
Rejestry podatku od bezrobocia
Zgodnie z federalną ustawą o podatku od bezrobocia (FUTA), należy przechowywać dokumenty dotyczące bezrobocia przez cztery lata od daty wymagalności podatku lub płatności, w zależności od tego, co nastąpi później.
Formularze I-9
Formularze I-9 i dodatkowe informacje weryfikacyjne potwierdzające, że pracownicy mogą pracować w USA, muszą być przechowywane przez trzy lata od daty zatrudnienia lub w rok po dacie wypowiedzenia, w zależności od tego, co nastąpi później. Obowiązujące prawo to Ustawa o Reformie Imigracyjnej i Kontroli (IRCA).
Umowy o pracę
Jeśli masz umowy o pracę z pracownikami, musisz utrzymywać wszystkie umowy przez trzy lata na FLSA.
OSHA Forms for Injury and Illness
Pracodawcy zatrudniający 11 lub więcej pracowników muszą zachować wszystkie formy zgłoszenia szkody lub choroby przez co najmniej pięć lat po zakończeniu roku kalendarzowego.
Krajobraz z oszałamiającą zgodnością
Jak pokazuje powyższa lista, pracodawcy podlegają coraz większej liczbie przepisów dotyczących przechowywania pracowników.
To nie tylko liczba wymagań prawnych sprawia, że przestrzeganie przepisów jest trudne. To fakt, że prawa ciągle się zmieniają i są złożone.
Prawa często są wypełnione niuansami, wyjątkami i szczegółowymi definicjami. Wymogi dotyczące zapisów mogą dotyczyć niektórych pracodawców na podstawie ich wielkości lub branży, ale nie innych.
Przepisy często zmieniają się również i dodawane są nowe przepisy i regulacje prawne. Jeśli zostaniesz przyłapany na nieświadomości zmiany lub nowego prawa, Twoja firma może zapłacić wysokie grzywny. Pamiętaj, że brak wiedzy zwykle nie jest obroną.
Technologia: Essential Foundation for Employer Compliance
Rejestrowanie pracowników jest obecnie jednym z tych obszarów, w których technologia wyrównuje szanse dla małych firm.
Dobra aplikacja do rejestrowania pracowników może pomóc ci lepiej spełniać wymogi prawne, które mają zastosowanie do Twojej firmy - to jest dane.
Ale dzisiejsze najlepsze w swojej klasie oprogramowanie do obsługi zapisów może dodać o wiele więcej wartości.
Najlepsze aplikacje zwiększają produktywność, pomagając małym zespołom pracować mądrzej, a nie trudniej. Wskazówka: poszukaj oprogramowania, które jest szybkie, intuicyjne i łatwe w użyciu. Sprawdź również funkcje takie jak automatyczne monity i przypomnienia o zwiększonej wydajności.
Dobra aplikacja do rejestrowania pracowników może zaoszczędzić pieniądze poprzez zarządzanie ryzykiem. Zyskujesz spokój ducha i lepiej śpisz, wiedząc, że Twoja mała firma ma narzędzia do spełniania złożonych wymagań dotyczących zapisów, podobnie jak duże korporacje.
Oto jeszcze jedna ogromna korzyść z technologii: zapisy elektroniczne zamiast papieru. Utrzymywanie wydruków pracowniczych nie tylko wymaga dużej ilości fizycznej przestrzeni, ale także ekstremalnej organizacji. Przeciętny pracownik marnuje 400 godzin rocznie szukając dokumentów papierowych.
Dokumentacja elektroniczna zyskuje przyczepność na papierze, zgodnie z ComplyRight. Nic dziwnego, dlaczego. Gdy zapisy są przechowywane elektronicznie, informacje są skonsolidowane w jednym miejscu i łatwe do przeszukiwania. Personel może pobrać dane pracownika za pomocą kilku kliknięć.
Wraz z rozwojem Twojej firmy i wielokrotnym rejestrowaniem, elektroniczne systemy przechowywania zapisów ułatwiają porządkowanie i pobieranie coraz większej ilości danych. Bez przeciągania nieefektywnego papieru można również szybciej skalować swoją działalność.
Gdzie znaleźć pomoc pracownika do zapisywania danych
Aby zobaczyć szczegółową listę wymagań dotyczących przechowywania dokumentacji pracownika i zidentyfikować te, które mają zastosowanie do Twojej firmy, pobierz bezpłatne "Wytyczne dotyczące przechowywania rekordów pracowników dla pracodawców i menedżerów HR" z ComplyRight.
I sprawdź aplikację Employee Records od HRDirect. Rozpoczęcie pracy jest bezpłatne i szybkie, co upraszcza zarządzanie rekordami pracowników.
Manager Zdjęcie przez Shutterstock
Więcej w: Sponsorowane 3 Komentarze ▼
