Jeśli chodzi o dokumentację procesową, żaden szczegół nie jest zbyt mały dla procedur związanych z wprowadzaniem lub oczekiwaniami pracowników. Ale kiedy pomaga zobaczyć niektóre przepisy w druku? Zapytaliśmy dziewięciu członków Young Entrepreneur Council (YEC) o następujące pytanie:
"Jakie dokumenty zapewniasz, aby zawsze mieć fizyczne kopie zawsze przydatne w biurze i dlaczego?"
Oto, co członkowie społeczności YEC mieli do powiedzenia.
$config[code] not foundFizyczne kopie dokumentów sprawiają, że:
1. Nasze oświadczenie służbowe i wartości korporacyjne
"Nasz zespół zdefiniował naszą kulturę na ośmiu lokatorów o nazwie" The Modify Way "i od tego czasu są na ścianie. W tym dokumencie opisano, w jaki sposób fani, inwestorzy, partnerzy biznesowi i pracownicy mogą oczekiwać działania zespołu Modify. Publikując to, jesteśmy w stanie pozostać skupieni i wierni sobie. Uczynienie go publicznym i prominentnym zmusza nas również do oceny i aktualizacji wraz z rozwojem naszej kultury. "~ Aaron Schwartz, Modyfikuj Zegarki
2. Dowody projektowe
"Jako agencja brandingu i projektowania spędzamy większość czasu pracując na ekranach mobilnych i internetowych. Ale często oglądanie ekranów przez niekończące się godziny powoduje wrażenie, jakbyś był w wirze. Drukujemy każdą pracę, którą wykonujemy dla klientów, w tym logotypy, palety kolorów, modele szkieletowe, ekrany aplikacji mobilnych itp., Dzięki czemu możemy uzyskać lepszy kontekst i namacalne doświadczenie w pracy poza ekranem. "~ Sunny Bonnell, Motto
3. Wpływy z wydatków
"Wierzcie lub nie, wiele organizacji wciąż potrzebuje fizycznych kopii pokwitowań do zwrotu pieniędzy, a zeskanowanie paragonu i wysłanie go pocztą elektroniczną po prostu się nie powiedzie. Z tego powodu przechowuję wszystkie rachunki papierowe w folderze, dopóki nie otrzymam płatności, a jeśli otrzymam e-mail z potwierdzeniem, robię zwyczaj drukowania i umieszczania ich w folderze. "~ Alexandra Levit, Inspiration w pracy
4. Dokumenty ubezpieczeniowe
"Zachowanie papierowych kopii dokumentów ubezpieczeniowych, nawet jeśli masz kopię cyfrową, jest szczególnie ważne, gdy pojawiają się problemy. Na przykład, jeśli zapiszesz swoje dokumenty ubezpieczeniowe na dysku twardym biura, który później stanie się uszkodzony, może być trudno uzyskać dostęp do innej kopii w odpowiednim czasie. Posiadanie papierowej kopii ważnych dokumentów ubezpieczeniowych zapewnia natychmiastowy dostęp w przypadku przerwy w dostawie prądu. "~ Kristopher Jones, LSEO.com
5. Plan strategiczny naszej firmy
"Twój plan strategiczny jest przewodnikiem twojej firmy w zakresie rozwoju i sukcesów w przyszłości. Każdy pracownik powinien mieć możliwość uzyskania dostępu do planu strategicznego i skonsultowania się z nim, aby upewnić się, że to, co robią, przesuwa firmę do przodu.Kiedy pracownicy wiedzą, jak powiązać swoje zadania z twoją wizją strategiczną, twoja firma znajduje się na dużo solidniejszym gruncie. "~ Nicole Munoz, Rozpocznij ranking teraz
6. Tablice Vision
"W tej chwili wszystkie dokumenty firmowe są wirtualne i znajdują się w chmurze między różnymi platformami, takimi jak Dysk Google, Dropbox, Adobe Echosign i Podio. Jedynymi fizycznymi dokumentami, które każdy z nas ma pod ręką, są tablice wizji utworzone na początku roku. Pomoc ta przypomina pracownikom zarówno o celach biznesowych, jak i osobistych. Wszystko inne może być łatwo dostępne w chmurze. "~ Marcela De Vivo, Brilliance
7. Nic
"Staramy się uczynić wszystko elektronicznie i umieścić w naszym desce rozdzielczej. W ten sposób nasi lokalni i zdalni pracownicy mogą uzyskać dostęp do wszystkiego. Mamy wymagane plakaty na zgodność z przepisami w miejscu pracy, kopie kluczowych dokumentów online na wypadek katastrofy i paragony w magazynie. Ale ogólnie, umieszczamy wszystkie nasze podstawowe pomysły, materiały i dokumenty online, aby zespół mógł uzyskać do nich dostęp. "~ Peter Boyd, PaperStreet Web Design
8. Wszelkie podatki związane
"Włożyłem prawie wszystko na zaszyfrowane dyski twarde i chmurę, ale jedyną rzeczą, której odmawiam niszczenia lub składania fizycznych kopii, jest wszystko, co związane z podatkami. Oznacza to pokwitowania, faktury, kontrakty, deklaracje podatkowe, wyciągi, powiadomienia itp. Kopie przechowuję w domu i w moim biurze w bezpiecznych lokalizacjach i utrzymuję je w ścisłej organizacji, aby było łatwe w utrzymaniu. Nie zadzieraj z IRS! "~ Robby Berthume, Bull & Beard
9. Wymagane prawnie plakaty
"Plakaty z zakresu prawa pracy nie są najbardziej ekscytującymi dokumentami, ale Departament Pracy USA i departament pracy legalnie wymagają od pracodawców wyraźnego umieszczania ich w biurze. Możesz użyć narzędzia Department of Labour Poster Advisor, aby zidentyfikować plakaty, których potrzebujesz, lub skorzystać z firmy zajmującej się plakatami zgodności. "~ Roger Lee, Captain401
Drukowanie Naciśnij zdjęcie przez Shutterstock
1
