Jednak systemy te zwykle twierdzą, że są typami umów typu "ustaw i zapomnij". Może to być mylące i może prowadzić do nierealistycznych oczekiwań, a także wadliwych strategii wdrażania.
Na szczęście możliwe jest czerpanie ogromnej wartości z systemów automatyki, o ile zrozumie się zarówno ich zalety, jak i ograniczenia.
Ważne jest, aby zrozumieć, które procesy mogą być niezawodnie zautomatyzowane w Twojej firmie. Mogą to być listy płac, rachunki, rachunkowość kosztów, monitorowanie infrastruktury IT, marketing internetowy, zarządzanie potencjalnymi klientami i klientami, monitorowanie konkurencji konkurencyjnej i wiele innych. Sztuką jest ustalenie, które procesy, jeśli są zautomatyzowane, zapewnią największą wartość dla Twojej firmy.
Jedna z metod określania tej wartości polega na dokładnym śledzeniu czasu pracowników w celu ustalenia, czy pracownicy spędzają dużo czasu na procesach, które można łatwo zautomatyzować. W takich przypadkach wdrożenie zautomatyzowanego systemu często zapewnia wysoki zwrot z inwestycji poprzez skrócenie czasu spędzanego na żmudnych czynnościach przy jednoczesnym zwalnianiu pracowników do wykonywania innych zadań.
Wybór i implementacja konkretnego oprogramowania w celu spełnienia wymogów automatyzacji jest zbyt obszernym tematem do omówienia tutaj (tutaj konsultanci zarabiają pieniądze).
Biorąc to pod uwagę, gdy już określisz, które procesy w Twojej firmie mogą być z powodzeniem zautomatyzowane, istnieje kilka uniwersalnych najlepszych praktyk do zapamiętania:
Funkcjonalność integracji
Upewnij się, że funkcjonalność integracji jest obecna w wybranym systemie. Nowoczesne programy biznesowe powinny komunikować się ze sobą, aby można było gromadzić, pobierać i manipulować danymi, które uznają za stosowne.
Jeśli program korzysta z wielu zastrzeżonych protokołów, poszukaj w innym miejscu oprogramowania, które będzie dobrze współpracować z innymi.
Długowieczność
Kolejnym kluczowym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę przy wyborze programów do automatyzacji, jest długowieczność. Programy niszowe, które są nowe i stosunkowo nieudowodnione w otoczeniu biznesowym, są ryzykowne, ponieważ mogą nie trwać długo. Dlatego nawet jeśli program działa tak, jak jest reklamowany, może utknąć, gdy aktualizacja będzie potrzebna, a firma nie będzie działać.
Jeśli chodzi o automatyzację kluczowych procesów biznesowych, rozsądnie jest wybierać spośród programów wysokiej jakości, które przetrwały próbę czasu. Małe firmy często szukają Quickbooks, ADP, a nawet Microsoft Dynamics GP, aby zapewnić podstawy dla infrastruktury automatyzacji. Chociaż nie pasują one idealnie do potrzeb każdego, każdy zasługuje na uważny wygląd.
Monitoruj i aktualizuj
Na koniec należy pamiętać, że nawet najbardziej zaawansowane systemy automatyki nie mogą być uruchamiane bez regularnego monitorowania i aktualizacji. Ogólnie rzecz biorąc, programy powinny być sprawdzane codziennie, aby zapewnić prawidłowe działanie, aby wszelkie problemy mogły zostać szybko naprawione.
Jeśli wybrany program oferuje umowę serwisową, warto zainwestować w nią. Systemy automatyki powinny być poddawane ponownej ocenie lub aktualizowanej co najmniej dwa razy w roku. Czasami umowa serwisowa będzie zawierała automatyczne aktualizacje oprogramowania, co jest bardzo cenną korzyścią.
Oprogramowanie szybko się zmienia, co wymaga regularnej konserwacji, aby zagwarantować bezproblemową integrację z codziennymi procesami. Jeśli odkryjesz, że oprogramowanie jest opóźnione lub powoduje problemy, nawet po jego aktualizacji, powinieneś zdecydowanie rozważyć szukanie zamiennika. Niedogodności związane z wdrażaniem nowego programu automatyzacji często są ograniczane przez zwiększoną funkcjonalność, jaką zapewnia.
Programy automatyzacji mogą znacząco wpłynąć na wyniki finansowe Twojej firmy, ale ważne jest, aby nie stać się zbyt optymistycznym. Twój samochód nie doprowadza cię do pracy, a twój piec nie gotuje samodzielnie. Tylko ludzie mogą prowadzić działalność gospodarczą. Kiedy oprogramowanie pozostawia się na amok, zdarzają się złe rzeczy.
Skoncentruj się na tworzeniu solidnej strategii wdrażania i utrzymania, a możesz usprawnić swoje procesy, zwiększając zyski.
Łatwy sposób, twarde zdjęcie przez Shutterstock
3 komentarzy ▼
