Wiadomość e-mail może być ważna, ale jeśli nie komunikujesz we właściwy sposób, może to zaszkodzić Twojej firmie.
Istnieją pewne zasady i wytyczne dotyczące etykiety e-mail służbowych, których możesz przestrzegać, aby upewnić się, że twoja komunikacja e-mail jest solidna. Oto 50 wskazówek.
Wskazówki dotyczące etykiety e-mail firmy
Mieć profesjonalny adres e-mail
Zanim rozpoczniesz wysyłanie wiadomości e-mail, musisz upewnić się, że Twój aktualny adres e-mail jest odpowiedni. Najlepiej, jeśli masz oficjalny adres e-mail, który kończy się adresem URL Twojej firmy. Ale jeśli używasz osobistego konta Gmail lub czegoś podobnego, po prostu upewnij się, że nie zmienia się to z imienia i nazwiska lub inicjałów, zamiast próbować zachować urocze lub śmieszne.
$config[code] not foundDołącz bezpośrednią linię tematu
W każdym e-mailu należy podać wiersz tematu, który dokładnie odzwierciedla treść wiadomości e-mail. Wystarczy krótkie podsumowanie słów, aby dać odbiorcy wyobrażenie, czego się spodziewać, zanim przeczytają Twoją wiadomość.
Używaj tylko opcji "Odpowiedz wszystkim", gdy jest to konieczne
Gdy otrzymujesz e-maile z informacjami o wszystkich w organizacji lub nawet o kilku osobach, możesz pokusić się o uwzględnienie wszystkich w odpowiedzi. Ale może to prowadzić do zmarnowanego czasu dla ludzi, jeśli wiadomość nie jest dla nich istotna. Zachowaj ostrożność i odpowiadaj tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne.
Czytać korektę
Nie chcesz poświęcać czasu na tworzenie doskonałych wiadomości e-mail tylko po to, aby były zaśmiecone błędami ortograficznymi i gramatycznymi. Warto więc poświęcić chwilę na sprawdzenie i sprawdzanie pisowni przed wysłaniem, aby można było złapać ewentualne błędy.
Ponownie przeczytaj Tone
Ale powinieneś także przeczytać wiadomość, pamiętając o tym, w jaki sposób odbiorca ją przeczyta. Czasami dźwięk może zgubić się w wiadomości e-mail. Po prostu upewnij się, że czyta, w jaki sposób zamierzasz.
Zachowuj się
I oczywiście powinieneś dołączyć takie elementy, jak proszę i dziękuję w każdej wiadomości.
Utrzymuj to bardziej formalne dla klientów / przełożonych
Istnieje wiele różnych poziomów formalności, jeśli chodzi o pocztę elektroniczną. Dlatego upewnij się, że rozważasz swój związek z każdą osobą, zanim poczujesz się zbyt komfortowo. "Cześć chłopaki" może być odpowiednim pozdrowieniem dla twoich przyjaciół. Ale w kontaktach z klientami prawdopodobnie chcesz, aby był nieco bardziej profesjonalny.
Użyj formalności dla nowych kontaktów
Podobnie, dobrze jest zachować porządek z osobami, z którymi wysyłasz e-maile po raz pierwszy, dopóki nie poznasz ich wystarczająco dobrze, aby to zmienić.
Użyj akceptowanego powitania
Dokładniej rzecz biorąc, będziesz chciał rozważyć pozdrowienia dla każdej osoby. Generalnie powinieneś trzymać "Hej …" ludziom, których znasz dość dobrze. "Cześć" i pełne imiona są bardziej odpowiednie dla klientów lub osób kontaktowych.
Trzymaj się tematu
W treści wiadomości e-mail możesz ją skrócić tak krótko, jak to możliwe. Nie zmuszaj odbiorcy do czytania powieści tylko po to, aby dowiedzieć się, o co ci chodzi.
$config[code] not foundRozbijaj długie wiadomości
Jeśli masz wiele punktów do zrobienia, podziel tekst z różnymi akapitami lub nawet liczbami, aby ułatwić czytanie.
Wyczyść swoje wezwanie do działania
Powinieneś także rozważyć, co odbiorca ma zrobić z Twoją wiadomością. Jeśli szukasz odpowiedzi na konkretne informacje, poinformuj o tym na końcu e-maila.
Używaj pomocy z akronimami i żargonem
Jeśli w swoich e-mailach umieściłeś akronimy lub żargon specyficzny dla branży, rozważ znajomość odbiorcy. Jeśli na przykład masz do czynienia z klientami z różnych branż, możesz podać trochę więcej informacji niż w przypadku współpracowników.
Rozważ swoje zamknięcie
Następnie na końcu każdej wiadomości e-mail należy wybrać odpowiednią instrukcję końcową. Użyj czegoś takiego jak "dziękuję" lub "najlepiej" w przypadku e-maili biznesowych.
Dołącz blok podpisu
Możesz także dołączyć blok podpisu, który zawiera więcej informacji na dole wiadomości e-mail. Podaj swoje imię i nazwisko oraz informacje kontaktowe.
Zanotuj wszelkie załączniki
Jeśli załączasz jakieś dokumenty do wiadomości e-mail, pozwól odbiorcy wiedzieć, co to jest, aby nie musieli go otwierać, aby się dowiedzieć.
Nie zapomnij dołączyć
Często ludzie mówią, że coś przyczepiają, a potem zapominają o tym. Więc sprawdź jeszcze raz przed wysłaniem.
Sprawdź Rozmiar pliku
Ale należy zachować ostrożność podczas podłączania dużych plików. Zrób to tylko, gdy jest to absolutnie konieczne. Możesz też spróbować zmienić rozmiar zdjęć lub podzielić plik na mniejsze części, aby było łatwiejsze w zarządzaniu.
Zip Duże pliki
Gdy musisz dołączyć duże pliki, umieść je w pliku.zip, aby ułatwić odbiorcy.
Najpierw zapytaj o te załączniki
Dobrą praktyką jest również zwrócenie się do odbiorcy, jeśli wcześniej można wysłać duży plik. A potem dowiedz się, kiedy najlepiej będzie wysłać taki plik.
Zapytaj o typy plików
Ponadto sprawdź i sprawdź, do jakich programów mają dostęp Twoi odbiorcy, aby mieć pewność, że będą mogli otworzyć załączniki, które wysyłasz.
Wysyłaj pliki PDF, gdy jest to możliwe
Ale pliki PDF są łatwe do przeglądania na każdym typie urządzenia. Jeśli to możliwe, wyślij pliki PDF zamiast plików, które wymagają określonego programu.
Nie otwieraj załączników od osób, których nie znasz
Po drugiej stronie tego równania, gdy otrzymasz załącznik w wiadomości e-mail, którego nie oczekiwałeś, uważaj na jego otwarcie. Jeśli nie masz pewności, poproś nadawcę o załącznik, zanim go otworzysz.
Nie udostępniaj poufnych informacji
Ponieważ wiadomości e-mail są tak łatwe do przekazania i udostępnienia lub przypadkowego wysłania do niewłaściwej osoby, nie jest to właściwy format do udostępniania poufnych lub poufnych informacji.
Użyj Ostrożnie z Humorem
Możesz również pokusić się o dodanie trochę zabawy lub humoru do swoich e-maili. Ale ponieważ odczytywanie tonów w wiadomościach e-mail może być trudne, upewnij się, że jest to bardzo jasne lub trzymaj dowcipy ludziom, z którymi naprawdę czujesz się komfortowo.
Trzymaj się z dala od głupich czcionek
E-mail to także nie miejsce, w którym możesz kreatywnie wykorzystać elementy projektu. Trzymaj się czcionek, które są klasyczne i łatwe do odczytania.
Trzymaj się z czarno-białym
Podobnie, unikaj unikalnych kolorów czcionki i wzorów tła. Klasyczny czarno-biały jest najłatwiejszy do odczytania.
Ogranicz użycie wykrzykników
Wykrzykniki mogą pomóc Ci przekazać poczucie ekscytacji lub nacisku. Ale nie używaj ich w nadmiarze lub Twoja wiadomość nie będzie wyglądać profesjonalnie.
Używaj Ostrożnie z All Caps
Wszystkie czapki mogą również dodać trochę nacisku. Ale może również spotkać się z krzykiem. Więc jeśli nie jest to rzeczywiście konieczne, rozważ użycie kursywy lub czegoś podobnego.
Korzystaj tylko z emotikonów u niektórych osób
Jeśli chodzi o emotikony i emotikony, trzymaj je w rozmowach z przyjaciółmi i bliskimi współpracownikami, którzy, jak wiesz, nie będą źle interpretować ani postrzegać ich jako nieprofesjonalnych.
Rozważ różne kultury i języki
Czasami możesz też korespondować z osobami pochodzącymi z różnych kultur lub środowisk. Pamiętaj więc, aby wziąć to pod uwagę podczas tworzenia swoich odpowiedzi, aby nie obrażać nikogo.
Krok wstecz przed wysłaniem wiadomości emocjonalnych
Jeśli kiedykolwiek znajdziesz się w sytuacji, w której musisz wysłać zły lub w inny sposób emocjonalny e-mail, wyrób wiadomość, a następnie odejdź na jakiś czas, aby oczyścić głowę. Następnie wróć do wiadomości później, aby upewnić się, że jest to rzeczywiście to, co chcesz powiedzieć.
Odpowiadanie na przypadkowe wiadomości
W sytuacjach, gdy otrzymasz wiadomość e-mail, która nie była przeznaczona dla Ciebie, odpowiedz na wiadomość e-mail nadawcy, aby szybko powiadomić o tym fakcie.
Potwierdź pokwitowanie wiadomości, których nie możesz od razu odebrać
A jeśli otrzymasz wiadomość e-mail, która była przeznaczona dla Ciebie, ale nie jest to coś, na co możesz odpowiedzieć w pełni od razu, po prostu powiadom nadawcę, że go otrzymałeś i kiedy będziesz w stanie do niego dotrzeć.
Rozpocznij nowy łańcuch wiadomości e-mail dla nowych podmiotów
Wysyłając e-maila do kogoś, z kim często korespondujesz, może być kuszące, aby utrzymywać ciągłość tylko jednego łańcucha. Może to jednak utrudnić prowadzenie rozmów. Zacznij więc nowy łańcuch dla każdego nowego tematu.
Tylko Forward Messages, gdy jest to konieczne
Przekazywanie może być przydatną funkcją dla użytkowników poczty e-mail. Ale może być również nadużywane. Zanim prześlesz wiadomości, upewnij się, że są one rzeczywiście potrzebne, więc nie bombardujesz ludzi wiadomościami e-mail.
Dodaj osobistą wiadomość podczas przekazywania
Gdy uznasz za konieczne przekazywanie wiadomości e-mail, dodaj wiadomość osobistą u góry, aby wyjaśnić, zamiast po prostu przesuwać do przodu i sprawić, aby odbiorca przeczytał całą wiadomość e-mail bez kontekstu.
Sprawdź zawartość przed przekazaniem
A jeśli przesyłasz wiadomość lub jakiekolwiek informacje, których nie możesz osobiście ręczyć, wykonaj szybkie badania, aby zweryfikować dokładność, aby nie marnować czasu na informacje, które nie są poprawne.
Nie dodawaj osób do list e-mail, na które się nie rejestrowały
Jeśli posiadasz grupy lub listy e-maili z grupami, do których regularnie wysyłasz e-maile, dodawaj osoby tylko do tej listy, jeśli dały ci one na to zgodę.
Grzecznie poproś o usunięcie z listy, o których się nie rejestrowałeś
A jeśli kiedykolwiek zostaniesz dodany do listy, na którą się nie zarejestrujesz, nie bój się skontaktować z nadawcą i grzecznie proś o zdjęcie.
Daj ludziom wystarczająco dużo czasu na udzielenie odpowiedzi przed wysłaniem przypomnień
Jeśli wysłałeś e-maila i nie otrzymałeś odpowiedzi, możesz wysłać szybkie przypomnienie. Upewnij się, że dałeś tej osobie dzień lub dwa, aby zareagować, w zależności od tego, jak długo zwykle to wymaga.
Sprawdź folder spamu
Warto również sprawdzić folder śmieci lub folder spamu, zanim wyślesz e-maile z przypomnieniami do osób - na wypadek, gdyby już je wysłały.
Użyj wiadomości na wyjeździe, gdy jesteś na wakacjach
Kiedy wyjeżdżasz na wakacje lub poza biurem przez ponad dzień lub dwa, skonfiguruj wiadomość z automatyczną odpowiedzią lub odebraniem, aby użytkownicy otrzymywali szybką odpowiedź, wysyłając wiadomość e-mail.
Daj ludziom znać, kiedy będziesz odpowiadać
W wiadomości podaj datę, kiedy wrócisz do biura i kiedy będziesz w stanie zwracać e-maile, aby wiedzieć, kiedy spodziewać się odpowiedzi.
Daj im kolejny kontakt na pilne sprawy
I na wszelki wypadek, gdy wszelkie zapytania są szczególnie pilne, dołącz inny kontakt w firmie, z którym mogą się skontaktować.
Dodaj ostatni adres e-mail
Jeśli tworzysz nową wiadomość e-mail, zacznij od tematu i treści, zanim dodasz adres e-mail odbiorcy. Zapobiegnie to przypadkowemu wysłaniu go zbyt wcześnie.
Dwukrotnie sprawdź odbiorcę
Musisz również upewnić się, że wysyłasz ją do właściwej osoby. Zawsze sprawdź dokładnie to przed wysłaniem.
Potrójnie sprawdź pisownię nazw
Wróć i sprawdź jeszcze raz, czy poprawnie wpisałeś imię osoby w wiadomości e-mail. W tym przypadku nie można być zbyt ostrożnym.
Upewnij się, że twoje imię wyświetla się poprawnie
Powinieneś również upewnić się, że twoje własne nazwisko wyświetla się poprawnie w twoim podpisie i polu nadawcy.
Usuń szybko, jeśli to konieczne
Niektórzy klienci poczty e-mail, tacy jak Gmail, mają funkcję, która pozwoli Ci usuwać wysłane wiadomości e-mail, jeśli zrobisz to od razu. Jeśli więc zapomniałeś o podwójnym sprawdzeniu czegokolwiek, usuń e-mail szybko, zanim dotrze on do odbiorcy.
Wyślij wiadomość e-mail przez Shutterstock
Więcej w: Popularne artykuły 9 komentarzy ▼
