Systemy segregacji ustalają procedury biurowe, które organizują informacje zgodnie ze spójnymi regułami, które ułatwiają wyszukiwanie informacji. Systemy segregacji organizują dokumenty, które inne osoby i organizacje wysyłają do firmy, zapisy wewnętrznych działań firmy i zapisy informacji, które firma wysyła do innych firm i osób.
Skrzynka odbiorcza i skrzynka nadawcza
Skrzynka nadawcza przechowuje dokumenty wychodzące przed ich rozprowadzeniem. Dokumenty wychodzące obejmują pocztę wychodzącą, faksy lub dokumenty, aby skanować i wysyłać wiadomości e-mail do podmiotów spoza organizacji. Skrzynka odbiorcza przechowuje przychodzące dokumenty, zanim zostaną one złożone lub rozprowadzone wewnętrznie. Te dokumenty obejmują notatki; dokumenty opisujące nowy projekt, inicjatywę lub klienta; i dokumenty, które są przesyłane pocztą. Niektóre skrzynki odbiorcze mają dwie sekcje. Jedna sekcja zawiera dokumenty, które mają istniejące pliki, a inna sekcja zawiera dokumenty wymagające nowego pliku.
$config[code] not foundPliki i kategorie
Pliki to foldery zawierające informacje, które należą do siebie zgodnie z nazwą, datą, tematem, lokalizacją, projektem lub innymi danymi. Wiele plików jest pogrupowanych według kategorii. Często tym kategoriom przypisuje się kolorowe i oznaczone kolorami foldery lub naklejki, które ułatwiają odnoszenie się do tych kategorii. Systemy segregacji ustalają logiczne rozmieszczenie poszczególnych plików w ramach kategorii. Na przykład gabinet lekarski może posiadać kategorie oznaczone kolorami, które odpowiadają każdej literze alfabetu dla nazwisk pacjentów. Inne systemy segregowania porządkują pliki według tematów, liczb, geograficznych i chronologicznych kategorii i pozycji.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingKorespondencja
Przychodzące wiadomości są przechowywane w plikach odnoszących się do informacji na dokumentach. Firmy umieszczają kopie odpowiedzi na wiadomości przychodzące w tym samym pliku, co oryginalne dokumenty przychodzące. Niektóre firmy kopiują kserokopie wypełnionych odpowiedzi, aby odróżnić je od odpowiedzi, które nie zostały jeszcze dostarczone. Podobnie, kserokopie dokumentów wychodzących są przechowywane w plikach odnoszących się do informacji na dokumentach i przechowywane w tym samym pliku, co każda odpowiedź, którą firma otrzymuje do tych dokumentów.
Dystrybucja wewnętrzna
Skrzynka odbiorcza zawiera dokumenty rozprowadzane w organizacji, w tym pocztę dla poszczególnych pracowników, notatki i inne dokumenty fizyczne, które otrzymują poszczególni pracownicy. Wewnętrzne dokumenty skrzynki odbiorczej są dystrybuowane do pracowników poprzez umieszczanie dokumentów w skrzynkach roboczych pracowników, a czasami poprzez skanowanie lub faksowanie dokumentu do zdalnych pracowników.
Klucz do zgłoszenia
Jeśli nie istnieje żaden plik, który logicznie odpowiada nowemu dokumentowi, zostanie utworzony nowy plik do jego zapisania. Podobnie, nowa kategoria jest tworzona dla nowego dokumentu, jeśli nie ma żadnej kategorii, która pasowałaby do dokumentu. Klucze pliku stanowią indeks dla systemu plików. Pliki kluczy zawierają listę i kodyfikują wszystkie kategorie w systemie archiwizacji oraz wskazują, w jaki sposób zorganizowane są informacje w ramach każdej kategorii. Za każdym razem, gdy tworzona jest nowa kategoria, klucz pliku jest aktualizowany i przekazywany pozostałym pracownikom lub wyświetlany w centralnym punkcie odniesienia.
