Sposób, w jaki zaczyna się litera dyktuje jej ton. Formalne listy różnią się od osobistych tym, że są używane przede wszystkim w kontekście zawodowym. Intencja listu formalnego może być różna, ale zawsze pożądane jest to, że ty, jako pisarz, traktujesz poważnie zarówno siebie, jak i odbiorcę listu. Istnieje zestaw konwencji dotyczących zarówno języka, jak i formatu, w którym przekazywane są te informacje.
$config[code] not foundZastanów się, co chcesz powiedzieć. Wyrażanie siebie w sposób jasny i zwięzły pokazuje osobę, która otrzymuje list, że jesteś pewny, co mówisz. Pokazuje również, że jesteś ostrożny z ograniczeniami czasowymi, na które prawdopodobnie będzie narażony. Napisz szkic listu, zaznacz to, co uważasz za najważniejsze i postaraj się wyrazić to w najprostszy i najbardziej bezpośredni sposób.
Włącz komputer i otwórz program do edycji tekstu. Napisz czcionkę Times New Roman o rozmiarze 12 i korzystaj z odstępów między wierszami. Wyrównaj tekst w prawo, aby w prawym górnym rogu strony wpisać swoje dane kontaktowe: nazwisko w jednym wierszu i adres w trzech linijkach. Następnie dodaj wszelkie dodatkowe informacje kontaktowe, takie jak numer telefonu lub adres e-mail, upewniając się, że każdy kontakt ma osobną linię w tekście. Pozostaw lukę w jednej linii, a następnie wpisz datę.
Pozostaw odstęp od dwóch do trzech linii i uzasadnij tekst po lewej stronie. Rozpocznij literę "Dear", a następnie tytuł osoby: Pani, Pani, Pan lub Dr, a następnie ich nazwisko, po którym następuje przecinek. Jeśli nie wiesz, kto otrzyma list, "Szanowny Panie lub Szanowna Pani", może być użyty lub "Do kogo to dotyczy". Naciśnij dwukrotnie klawisz enter na klawiaturze, pozostawiając linię odstępu przed ciałem litery, dzięki czemu litera będzie bardziej czytelna.
Przejdź od razu do sedna. Jeśli spotkałeś się z osobą, do której adresujesz list, powszechną praktyką jest informowanie jej, gdzie to było; "Droga pani X, spotkaliśmy się na konwencie pędzla w Tuscaloosa." W przeciwnym razie najlepiej jest od razu przejść do informacji, które chcesz przekazać lub odpowiedzieć. W tym miejscu należy odnieść się do pierwotnego projektu: należy uporządkować treść swojego listu na temat znaczenia posiadanych informacji, tj. Najpierw zająć się najbardziej palącym problemem, a pozostałe kwestie należy uporządkować według priorytetów. Opisane powyżej konwencje formalności pozwalają czytelnikowi poznać rodzaj litery, którą otrzymuje, więc nie ma potrzeby długiego wstępu.
Wskazówka
Wyobraź sobie, że otrzymujesz list, który piszesz. Jakie rzeczy dałyby ci znać, że list jest formalny?
Korzystanie z papieru firmowego powoduje zwiększenie ciężaru liter i oszczędność czasu podczas edytowania.
Ostrzeżenie
Kierując się konwencjami, aby rozpocząć formalny list, nie pozwól, aby twój język stał się nieformalny, ponieważ będzie to mylące dla czytelnika.
