Moja firma, Journyx, istnieje od szesnastu lat i przez ten czas przetrwaliśmy jedną z największych recesji gospodarczych w historii, pojawienie się jednocześnie ekscytującej i przerażającej sfery mediów społecznościowych oraz główne zmiany w sposobie zakupu oprogramowania i dostarczone. Jednak nie zawsze byliśmy tacy wytrzymali.
Na początku kilka razy byliśmy bliscy bezwzględnej porażce.Nie miało to nic wspólnego z naszym produktem; klienci stwierdzili, że dostarczył on obiecaną funkcjonalność, a następnie część. Nie miało to również związku z naszym zespołem, ani z żadną tandetną polityką wewnętrzną.
Powód, dla którego opowiadam wam tę historyjkę, polega na tym, że można wyciągnąć wnioski: nie mieliśmy jasnej wizji naszego potoku i przepływu środków pieniężnych. Mieliśmy trudności z przewidywaniem, ile gotówki będziemy mieli w banku kilka tygodni w przyszłości. To był poważny problem i, niestety, powszechny. Być może nawet taki, którego doświadczyłeś w swojej firmie.
Łatwo, szczególnie dla małych firm i startupów, skupić się na emocjach tu i teraz. Przyszłość jest abstrakcyjną koncepcją dla firm na poziomie biznesowym, dopóki tak nie jest. Od samego początku musisz się skupić na rozwoju. Sukces nie jest marzeniem, ale paradoksalnie może cię zniszczyć, jeśli nie jesteś na to przygotowany.
Nie byliśmy pierwszą firmą, która musiała sprostać okresom wzrostu, z którymi nie byliśmy w stanie sobie poradzić i nie będziemy ostatnimi. Na szczęście wdrożenie systemu, który pozwala na inteligentne prognozowanie, jest proste.
Oto pięć kroków, które możesz wykonać, aby upewnić się, że Twoja firma nie ma takich samych problemów:
1. Śledź projekty indywidualnie
Śledzenie czasu pracy pracowników na projektach jest świetne, ale będziesz czerpać maksymalne korzyści, śledząc każdy projekt osobno. Pozwala to zobaczyć każdy projekt jako unikalny element rentowności firmy. Ten wgląd jest niesamowicie wartościowy przy alokacji zasobów, ponieważ będziesz znał parametry każdego projektu w stosunku do aktualnej dostępności firmy.
2. Monitoruj zadania pracowników i zmiany w produktywności
W każdej organizacji korzyści płynące z wiedzy na temat tego, co robią twoi pracownicy w danym momencie, są oczywiste: chcesz, aby pracowali nad zadaniami, które są rzeczywiście korzystne dla firmy. Ale ważne jest również, aby rozważyć, które miejsca pracy są najbardziej skuteczne. Wdrożenie systemu, który pozwala pracownikom śledzić czas w odniesieniu do określonych zadań, pozwoli ci zobaczyć, gdzie są najbardziej przydatni. Kursy są tym, co lubią robić najlepiej. Nie trzeba codziennie zmieniać stanowisk pracy dla pracowników, ale rozważ zmianę, gdy dowody sugerują, że doskonalą umiejętności w nowej dziedzinie i mogą być bardziej przydatne gdzie indziej.
3. Zbuduj bazę wcześniejszych projektów
Posiadanie zaległości w twoich projektach będzie niewiarygodnie wartościowe, ale zbudowanie wymaga trochę czasu. Dzięki tym informacjom możesz określić, ile osób zwykle zajmuje ukończenie projektu; poprawić dokładność swoich budżetów w oparciu o zakres; i doskonałe ramy czasowe w oparciu o ogólne parametry projektu. Nawet najmniej efektywne projekty stają się cenne, ponieważ możesz zbierać od nich tyle informacji. Będziesz wiedział, co nie zadziałało, jakie czynniki spowodowały przekroczenie budżetu i wyciągnij wnioski z błędów.
4. Zawsze znaj swoje dostępne zasoby
Najważniejszym elementem każdego planu projektu jest tworzenie zespołu. To zadanie jest łatwiejsze, gdy wiesz dokładnie, kto jest dostępny (z umiejętnościami, których potrzebujesz) i jaki będzie ich harmonogram na czas trwania projektu. Jeśli masz zautomatyzowany system zarządzania projektami, harmonogramy pracownicze są wyraźnie widoczne, a wszelkie wnioski o urlop zostaną odnotowane. Będziesz także znał zadania, nad którymi pracują inni pracownicy, dzięki czemu możesz uniknąć rozciągania zasobów zbyt cienkich lub przypisywania osoby do zadań, do których nie są odpowiednie.
5. Stale monitoruj wykorzystanie zasobów w stosunku do budżetu i harmonogramu
Jeśli porównasz czas i zasoby wydane na ukończenie projektu z procentem, możesz zobaczyć, które projekty pochłaniają zbyt wiele zasobów, aby pozostać opłacalne. Pozwala to na redystrybucję aktywów do projektów w razie potrzeby, a nawet zabicie projektów, które są zbyt daleko posunięte, aby przynieść korzyści Twojej firmie. Zawsze lepiej jest rozwiązywać problemy na wczesnym etapie, a dynamiczny system śledzenia zapewnia ten wgląd. Czasami najlepiej jest ograniczyć straty i iść dalej; koszty mogą szybko wymknąć się spod kontroli, powodując pogorszenie się sytuacji.
Choć możliwe jest śledzenie tych systemów przy użyciu podstawowych programów biznesowych (wcześniej używaliśmy programów Excel i QuickBooks), zautomatyzowane, programowalne systemy znacznie skracają czas katalogowania i błędy. Niezależnie od wybranej metody, uruchom ASAP, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś. Wzrost powinien być przyczyną ekscytacji, a nie troski.
1
