Jak wykonać służbową rozmowę telefoniczną

Jak wykonać służbową rozmowę telefoniczną. Pierwsze wrażenie, jakie ktoś otrzyma od ciebie, będzie trwałe. Twój głos na drugim końcu linii telefonicznej to pierwsze wrażenie. Musisz zachowywać się w sposób profesjonalny, gdy dzwonisz do ludzi w celach biznesowych. Oczekuj takich samych rezultatów jak podczas spotkania w biurze. Oto kilka kroków, które mogą ci pomóc.

Przygotowanie do rozmowy służbowej

Pamiętaj, że biznesowa rozmowa telefoniczna składa się z trzech elementów: początkowego wprowadzenia, środkowej części połączenia i podsumowania końca.

$config[code] not found

Powiedz wszystko, co musisz, aby wyjaśnić powód, dla którego dzwonisz. Podaj, kiedy oddzwonisz, lub poproś drugą osobę, aby do Ciebie oddzwoniła. Jeśli musisz zostawić wiadomość, bądź zwięzły.

Poinformuj drugą osobę na początku połączenia, jeśli planujesz korzystać z głośnika lub nagrywać dowolną część rozmowy.

Nawiązywanie połączenia z firmą

Przedstaw się lub przypomnij osobie, z którą nawiązujesz połączenie, na początku połączenia.

Sprawdź, czy osoba, do której dzwonisz, jest w pełni gotowa do rozmowy. Jeśli nie, spróbuj umówić się na spotkanie, aby oddzwonić.

Skorzystaj z notatek, które pomogą Ci poznać szczegóły, o których chcesz wspomnieć. To może być jedyna szansa, którą naprawdę musisz zrozumieć.

Poproś drugą osobę, aby powtórzyła to, co mówisz, własnymi słowami. Jest to ważne, aby upewnić się, że jesteś na tej samej stronie i zrozumieć, o czym jest rozmowa.

Trzymaj się tematu i nie pozwól, aby rozmowa biznesowa przeciągnęła się z bezsensownym głosem.

Przejrzyj ważne punkty dyskusji, przejrzyj obowiązki każdej osoby.

Zakończ połączenie przyjemną notatką. Podziękuj drugiej osobie za poświęcony czas, umów się na kolejną rozmowę (w razie potrzeby) i życzysz im miłego dnia. Pamiętaj, aby ustalić, kto wykona połączenie.

Wskazówka

Ustaw konkretny czas na wykonywanie połączeń biznesowych. Jeśli masz biuro, zamknij drzwi podczas wykonywania szczegółowych rozmów biznesowych. Dzięki temu rozmowa będzie bardziej prywatna i nie będzie przeszkadzać osobom siedzącym w obszarach poza biurem. Ograniczenie zakłóceń na końcu sprawi, że rozmowa telefoniczna przebiegnie bezproblemowo.