Protokół służbowy stanowi oficjalny dokument spotkania spółki. Odpowiednio przetrzymane protokoły przedstawiają obiektywne podsumowanie prac komisji i komitetów, jednocześnie świadcząc o zgodności z obowiązkami regulacyjnymi i powierniczymi.
Wypełnij podstawowe informacje Najpierw
Zapisz istotne fakty w pierwszym akapicie. Zwróć uwagę na miejsce i miejsce spotkania oraz czas jego trwania, a także na obecność lub brak kworum. Zidentyfikuj wszystkich uczestników, zaczynając od członków zarządu i dyrektorów. Wskaż, jeśli ktoś jest nieobecny. Należy zanotować nazwiska członków personelu lub gości w oddzielnym wierszu. Podaj także, czy wydarzenie było spotkaniem regularnym czy specjalnym.
$config[code] not foundZidentyfikuj kluczowe działania
Poświęć jeden akapit dla każdego ruchu, zaczynając od zatwierdzenia minut ostatniego spotkania. Określ, kto złożył wniosek, i wynik, ale nie martw się o nazwanie tych, którzy oddali wniosek. Jeśli głosowanie jest apelem, podaj imię każdej osoby. Pamiętaj, aby nagrywać ruchy słowo po słowie.
Wskazówka
Jeśli nie jesteś pewien, kto złożył wniosek, nie bój się pytać. Jeśli jednak nie rozumiesz konkretnego punktu, podświetl go na swoim steno pad - lub szorstkich notatek na laptopie - abyś mógł zapytać o to później przewodniczącego.
Podsumuj istotne punkty
Skondensuj długie dyskusje. To, w jaki sposób członkowie zarządu decydują o problemie, jest bardziej istotne niż metody stosowane do osiągnięcia konsensusu. Jeżeli obowiązki regulacyjne lub powiernicze wymagają zapisania pewnych informacji, należy rejestrować jedynie czynniki wpływające na dane głosowanie, takie jak debata na temat plusów i minusów wniosku.
Wskazówka
W miarę możliwości używaj słów kluczowych, aby pomóc Ci nagrywać notatki. Wpisz słowa kluczowe po lewej stronie stenu, jeśli używasz. Zrób notatki o każdym słowie kluczowym po prawej stronie.
Record Dissents and Abstentions
Identyfikuj wydarzenia, takie jak sprzeciwy lub głosy wstrzymujące się kiedy członkowie zarządu lub dyrektorzy chcą, aby te poglądy zostały odnotowane dla zapisu, lub przepisy proceduralne tego wymagają. Na przykład członek może nie być w stanie głosować w sprawie z powodu rzeczywistych lub domniemanych konfliktów interesów. W takim przypadku napiszesz: "Członek zarządu X został zwolniony z omawiania lub głosowania w sprawie Motion Y."
Wskazówka
Unikaj szczegółowych notatek na sesjach wykonawczych, jeśli zarząd je wywoła. Po prostu zwróć uwagę na uczestników, datę, czas, miejsce i czas trwania.
Przejrzyj swoją pracę
Sprawdź i popraw swoje robocze minuty, najlepiej po spotkaniu, a następnie przesłać je do przewodniczącego do przeglądu. Nie zachęcaj do edycji głównej, ponieważ może to wpłynąć negatywnie na dokładność Twojej pracy. Podpisuj i datuj minuty po zatwierdzeniu ich przez zarząd. Dołącz je do wszystkich oryginalnych podpisanych kopii raportów komisji, korespondencji i pisemnych raportów. Wpisz oficjalny egzemplarz w książce protokołu organizacji.
Wskazówka
Po otrzymaniu protokołu członkowie zarządu i dyrektorzy nie muszą dołączać załączników. Zamiast tego podsumuj je w minutach.
Ostrzeżenie
Powstrzymaj się od używania emocjonalnego lub osądowego języka w minutach. Utrzymuj swoją postawę jako neutralnego obserwatora.
