Protokół ze spotkania stowarzyszenia lub organizacji jest oficjalnym zapisem działań podjętych przez zarząd grupy, ale nie mają one charakteru całkowitego. Zbyt dużo szczegółów może przedstawiać mylący obraz tego, co spotkało spotkanie i zachęca do błędnej interpretacji. Kluczem do napisania odpowiednich protokołów posiedzeń jest zwięzła i dokładna oraz przestrzeganie standardowych praktyk.
$config[code] not foundRozpocznij minuty od nazwy organizacji i zapisz datę spotkania i jego lokalizację. Protokół powinien odnotowywać wszystkich obecnych członków zarządu, obecność kworum i czas, w którym zebranie zostało zwołane na zamówienie. Sekretarz powinien także odnotować, kiedy członkowie zarządu przybywają późno lub wychodzą wcześniej, aby mieć jasny zapis tego, kto był obecny podczas głosowania.
Postępuj zgodnie z porządkiem obrad, aby odszukać przedmioty, które pojawią się jako pierwsze, takie jak poprawki i uzupełnienia do protokołu z poprzedniego posiedzenia, akceptację raportu skarbnika lub prezentację raportów komisji, które nie wymagają dalszych działań. W przypadku pisemnych raportów, takich jak aktualizacja od skarbnika, wystarczy dołączyć raport do protokołu. W przypadku ustnych sprawozdań, krótko podsumuj.
Zapisz istotę działań podejmowanych przez zarząd, ale nie prowadząc dialogu pomiędzy członkami zarządu. Po złożeniu wniosku należy odnotować, kto złożył wniosek, a kto go oddelegował, a także wynik głosowania. Zwróć uwagę na inne działania podjęte na spotkaniu, które nie podlegają głosowaniu, takie jak przewodniczący rady wyznaczający zadania na nadchodzące wydarzenie stowarzyszeniowe, członkowie rady wolontariackiej na członkostwo w komisji i dyskusje na temat przyszłych działań. Protokół powinien zawierać zwięzłe podsumowanie jakiejkolwiek innej dyskusji.
Podsumuj kwestie poruszone w punkcie agendy "Nowy biznes". Podczas gdy nowa firma może być cokolwiek, protokół powinien przede wszystkim odzwierciedlać podniesiony temat, który je podniósł, oraz wszelkie dyrektywy prezydenta lub zarządu, aby zająć się problemem lub w tym."
Zakończ minuty datą, godziną i miejscem następnego spotkania. Złożyć protokół zgodnie z zaleceniami przewodniczącej lub prezesa zarządu, np. Online lub w wyznaczonej szafce na akta.
