Asystenci administracyjni odgrywają istotną rolę w ułatwianiu działalności gospodarczej, prawnej i wielu innych rodzajów biur. Biorąc pod uwagę różnorodne zadania, które wykonują, asystenci administracyjni potrzebują szerokiego zakresu umiejętności, w tym komunikacji interpersonalnej i umiejętności organizacyjnych.
Role i obowiązki
Asystenci administracyjni odpowiadają na telefony i przekazują je właściwej osobie w biurze. Pozdrawiają także osoby, które wchodzą do biura i pomagają w podłączeniu ich do właściwej osoby. Asystenci koordynują spotkania departamentów i zarządzają harmonogramami menedżerów, dla których pracują. Tworzenie podstawowych notatek i dokumentów, zbieranie poczty i składanie dokumentów wewnętrznych to dodatkowe kluczowe role. W niektórych małych biurach asystent również zajmuje się obowiązkami księgowymi.
$config[code] not foundPodstawowe umiejętności
Oprócz komunikacji interpersonalnej i umiejętności organizacyjnych, często wymagana jest znajomość gramatyki i umiejętności pisania w języku angielskim dla asystenta administracyjnego. Specjaliści ci codziennie kontaktują się z administratorami, klientami, klientami i innymi pracownikami biurowymi i muszą przekazywać ważne informacje w pozytywny sposób. Uczciwość jest ważna w każdym biurze, ale szczególnie w firmach, urzędach i praktykach medycznych, gdzie asystenci administracyjni często nadzorują poufne pliki. Umiejętności organizacyjne są przydatne w utrzymywaniu systemu plików w celu łatwego i efektywnego pobierania dokumentów, a znajomość gramatyki i pisania po angielsku jest przydatna podczas przygotowywania wewnętrznych i zewnętrznych dokumentów i notatek.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingDodatkowe umiejętności
Technologie, Internet i umiejętności badawcze należą do ważnych drugorzędnych umiejętności asystenta administracyjnego. Możliwości oprogramowania zwiększają obowiązki asystenta, zwłaszcza w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i prowadzenia dokumentacji finansowej. Asystenci są również proszeni o przeprowadzenie badań dla kadry kierowniczej, przeszukując sieć Web, wykonując połączenia telefoniczne lub przekopując pliki, więc umiejętność gromadzenia przydatnych informacji i organizowania ich dla łatwego korzystania przez kierownictwo lub inny personel biurowy jest kolejną przydatną umiejętnością.
Wymagania edukacyjne i szkoleniowe
Dyplom licealny w połączeniu z podstawowymi umiejętnościami komputerowymi i biurowymi może przygotować Cię do wielu podstawowych zadań asystenta administracyjnego. Niektóre community colleges oferują programy asystenta administracyjnego z bardziej zaawansowanym szkoleniem, jeśli chcesz uzyskać dostęp do szerszej, płatnej kariery asystenta administracyjnego. Szkolenie w miejscu pracy jest standardem w wielu środowiskach biurowych. Jeśli masz aspiracje do pracy w określonych branżach, takich jak legalna lub medyczna, możesz wziąć udział w zajęciach lub warsztatach, aby zdobyć podstawową wiedzę na temat branży i rozumienia terminologii.
