Dni asystentów administracyjnych wypełnia wiele zadań, w tym planowanie, wysyłanie e-maili i zarządzanie projektami. Ponadto czasami trzeba odebrać wiadomość dla swojego szefa, gdy jest ona niedostępna. Niejasna, źle napisana wiadomość może udaremnić twojego szefa. Jeśli chcesz zaimponować jej, podaj szczegółowy komunikat podsumowujący charakter rozmowy i żądaną odpowiedź. Nawet jeśli nie jesteś asystentem administracyjnym, czasami musisz odbierać wiadomości dla szefa, który jest niedostępny.
$config[code] not foundPodczas rozmowy przez telefon
Zapytaj dzwoniącego, czy chciałby zostawić wiadomość. Jeśli odpowiedź brzmi "nie", poświęć chwilę, aby zachęcić wiadomość. Powiedz mu, że twój szef będzie uczestniczył w spotkaniach przez cały dzień, więc oddzwonienie może nie być najlepszą opcją.
Poproś dzwoniącego, aby podał szczegółową wiadomość. Niektórzy dzwoniący odpowiedzą: "Po prostu każ jej oddzwonić". Niestety, twój szef może nie być usatysfakcjonowany taką niejasną wiadomością. W takim przypadku należy odpowiedzieć: "Jasne, co mogę powiedzieć, że to dotyczy?"
Zażądaj imienia i nazwiska od dzwoniącego. Imiona mogą powodować zamieszanie u twojego szefa. Po prostu zapytaj: "Czy mogę podać twoje pełne imię i nazwisko?" podczas usuwania wiadomości.
Zapytaj o numer telefonu dzwoniącego. Chociaż może się to wydawać oczywiste, łatwo jest zapomnieć o numerze, gdy koncentrujemy się na innych aspektach połączenia. Jeśli dzwoniący woli kontaktować się przez e-mail, zapisz również to.
Zapisz wszystkie te informacje na papierze złomu, gdy zadasz pytania. Zapisz także datę i godzinę połączenia.
Przekazywanie wiadomości
Ułóż notatki do połączenia na małej kartce papieru. Każda wiadomość powinna wypełnić tylko jedną kartkę papieru. Unikaj pisania więcej niż jednej wiadomości na każdym przesłuchaniu.
Zapisz datę i godzinę połączenia, a następnie imię i nazwisko dzwoniącego na górze strony. Jeśli podała także swoją pozycję lub relacje z szefem, np. Księgowym lub dostawcą, napisz to również tutaj.
Podsumuj cel połączenia w jednym krótkim zdaniu. Napisz to pod nazwą dzwoniącego. Bądź zwięzły i konkretny, aby Twój szef nie musiał się zastanawiać, o co w tym chodzi.
Napisz numer telefonu dzwoniącego na dole wiadomości.
Wpisz "PILNE" dużymi literami w prawym górnym rogu notatki, jeśli rozmowa była bardzo ważna. Większość wiadomości telefonicznych nie należy do tej kategorii. Pilne wiadomości odnoszą się do sytuacji kryzysowych w rodzinie lub problemów biznesowych, które mogą mieć duży negatywny wpływ na firmę.
Przekaż wiadomości swojemu szefowi, gdy tylko będzie dostępny. Kiedy podasz mu każdą wiadomość, przeczytaj ją na głos. W ten sposób nie będzie szansy, że przegapi ważną wiadomość.
Wskazówka
Wiesz, kiedy mówić. Jeśli wiadomość jest naprawdę wyjątkowa, szczególnie w przypadku rodziny szefa, przerwij jej i natychmiast poinformuj o dzwoniącym. Niektóre rzeczy w życiu są ważniejsze niż spotkanie biznesowe.
